Ob Kundenzufriedenheit, Kostenersparnis oder neue Vertriebsimpulse: Viele Versicherungsbroker erhoffen sich durch die Einführung oder Optimierung von Kundenportalen Vorteile. Bei genauer Betrachtung zeigt sich, dass die meisten Vorhaben darin jedoch scheitern. Die internationale Business- und IT-Beratung Q_PERIOR mit Standorten in acht Ländern, darunter Bern und Zürich in der Schweiz, zeigt den Versicherungsbrokern fünf kritische Erfolgsfaktoren auf, die über Top oder Flop ihres Kundenportals entscheiden.
1. Konkrete Zielsetzung
Der Frage „Was wollen wir mit einem Kundenportal erreichen?“ bleiben viele Kundenportalprojekte von Versicherungsbrokern eine Antwort schuldig. Begründet wird die Umsetzung vielmehr mit einer Art Selbstzweck, etwa der Angst, den Anschluss in der Digitalisierung zu verlieren. Ohne Ziele, kein messbarer Erfolg: Eine qualitativ hochwertige Vorstudie, die die Ziele festlegt, ist daher unabdingbar.
2. Fachlicher und methodischer Rahmen
Fachseitig sollten relevante Zieldimensionen wie Kundenzufriedenheit oder Ertragssteigerungen sowie ein realistischer Business Case mit messbaren Erfolgskenngrössen festgelegt werden. Mit Hilfe der Erfolgskenngrössen lassen sich alle Entscheidungen bei der Entwicklung des Kundenportals kritisch bewerten, sodass der Kundennutzen und die Interessen des Unternehmens im Laufe des Projekts stets die notwendige Aufmerksamkeit haben. Bei der Festlegung eines methodischen Rahmens sind grundlegende Prinzipien des Anforderungs- und Prozessmanagements zu beachten. Dazu zählt etwa der Grundsatz, zuerst den Prozess und danach die informationstechnologische Unterstützung zu definieren. Auch ein festgelegter Softwareentwicklungsprozess sowie das Erkennen und das Implementieren der notwendigen Veränderungen sind wesentlich für den Erfolg jedes Kundenportalvorhabens.
3. Kundenmehrwert
Ist das fachliche und methodische Fundament gelegt, steht und fällt jedes Kundenportalprojekt mit der Nutzung der angebotenen Services durch den Kunden. Da im Self-Service-Portal manuelle Tätigkeiten vom Versicherungsbroker in Richtung Kunde verlagert werden, muss für den Kunden ein spürbarer Mehrwert bestehen. Von der zentralen Bündelung und Ablage aller relevanten Informationen, über exklusive Onlineangebote bis hin zu kurzfristigen On-Demand-Produkten wie etwa Tagesskiversicherungen: Es gibt zahlreiche Optionen, Anreize zu schaffen.
4. Interaktionsfrequenz
Um die Ziele im Bereich der Kostenreduktion zu erreichen, müssen angebotene Services in einer gewissen Frequenz von Kunden genutzt werden. Es empfiehlt sich daher, die Häufigkeit der Nutzung – gemessen oder geschätzt – in einem Ranking gegenüberzustellen. So lässt sich eine Entscheidung treffen, welche Kundeninteraktionen im Portal forciert und welche eher über eine qualifizierte Beratung durch die Aussendienstorganisation abgedeckt werden sollten.
5. Produkt- und Prozessintegration
Grundsätzlich sollten Versicherungsbroker Produkte mit geringen Kaufhürden im Kundenportal anbieten. Wichtig ist dabei, dass die Produkte in den Serviceprozess integriert sind, um umfangreiche Dateneingaben durch den Kunden zu vermeiden. Zudem sollten die angebotenen Produkte unbedingt inhaltlich sowie zeitlich relevant sein. Erfasst ein Kunde etwa den Kilometerstand seines Fahrzeugs online, wird er Angebote rund um das Auto als nachvollziehbar empfinden. Offerten für eine Tierhaftpflicht würden ihn hingegen eher abschrecken.
„Über alle Erfolgsfaktoren hinweg ist es entscheidend, bei der Umsetzung die Perspektive der Kunden einzunehmen“, erklärt Alexander Horn, Principal Consultant bei Q_PERIOR (Bild) abschliessend. „Nur so gelingt es Versicherungsbrokern mit ihren Portalen ein relevantes Angebot zu bieten und sich im digitalen Wettbewerb erfolgreich zu positionieren.“
Urs Thalmann (photo), Master of Arts de l’Université de Zurich et Executive MBA de l’Université de Saint-Gall, a qualité de Partner et, depuis 2007, de directeur de Qualibroker AG, Zurich. Ce courtier d’assurance, qui compte plus d’une cinquantaine de collaborateurs, s’adresse aux petites et moyennes entreprises. Au cours de son entretien avec «winVS-E-News», Urs Thalmann met en évidence: «Depuis notre fondation en l’an 2000, nous nous appliquons à proposer la meilleure qualité possible. Outre un conseil personnalisé, cela implique le recours permanent aux technologies de l’information les plus modernes.» Lisez les réponses aux six questions posées à Urs Thalmann.
Urs Thalmann, en quoi Qualibroker AG se distingue-t-elle tout particulièrement?
Urs Thalmann: Lors de sa fondation début septembre 2000, nous avons délibérément baptisé notre entreprise «Qualibroker». La transposition de nos connaissances spécialisées ne procure des résultats satisfaisants aux entreprises qu’en lien avec une qualité maximale. Nous vérifions jour après jour notre offre et nos concepts. La certification selon ISO 9001-2008 confirme ces efforts. Tout cela pourrait être cependant compromis si, parallèlement à un conseil personnalisé de tout premier ordre, nous n’utilisions pas les technologies de l’information les plus modernes. En tant que courtier d’assurance, il nous incombe de traiter les tâches administratives et les processus entre courtiers, clients et compagnies d’assurance sous une forme standardisée et automatisée aussi efficiente que possible, en ayant respectivement recours à une technologie à la pointe du progrès.
Quels ont été vos tous derniers efforts pour atteindre cet objectif en matière de technologie de l’information?
Urs Tahlmann: Concernant notre logiciel de courtage, nous avons décidé de passer du système «winVS office» au système «winVS next». Actuellement, nous sommes en phase de préparation à ce changement. La mutation définitive doit être achevée d’ici six mois environ.
Quelles ont été les raisons principales qui ont motivé ce changement?
Urs Thalmann: Ce changement répond au principe qui consiste à utiliser un logiciel de courtage le plus moderne afin de servir au mieux nos clients. Le customer-relationship-management innovant et intégré pour la saisie numérique des besoins spécifiques des clients, ainsi que l’automatisation et l’optimisation continues des processus constituent des avancées significatives. La connexion avec les solutions Microsoft de pointe et, de manière générale, le soutien optimal de nos visées qualitatives sont d’autres Atouts.
Quelles tâches accomplissez-vous jusqu’à la réalisation de la Mutation?
Urs Thalmann: Dans un premier temps, nous analysons les bases de données existantes et procédons au nettoyage des données. Ensuite, les processus qui devront être automatisés par le nouveau logiciel seront définis et reproduits. Lorsque l’ensemble du logiciel sera prêt à l’emploi sous une forme spécifique à l’entreprise, des tests accompagnés d’optimisations seront réalisés jusqu’à la mutation définitive. Ces tâches sont accomplies en collaboration étroite avec le fournisseur du logiciel.
Comment les collaboratrices et collaborateurs sont-ils intégrés dans cette phase de préparation?
Urs Thalmann: Les collaboratrices et collaborateurs qui utilisent intensivement notre technologie de l’information seront spécialement formés et participeront aux tests durant la phase de préparation. Cela garantira la prise en considération des exigences des collaborateurs à un stade précoce. Après l’introduction définitive du nouveau logiciel, les «Powerusers» sélectionnés apporteront un soutien à leurs collègues et répondront à leurs questions. Naturellement, toutes les collaboratrices et tous les collaborateurs doivent être suffisamment préparés.
Quels sont les points cruciaux du processus de Mutation?
Urs Thalmann: Présentement, nous disposons de trois bases de données reposant sur deux produits logiciels de courtage. Tous ces éléments doivent être réunis proprement. La reproduction et l’harmonisation des processus automatisés est un autre point crucial. La formation et l’intervention des «Powerusers» sélectionnés, de même que la formation et la préparation des autres collaboratrices et collaborateurs ont également une grande importance. Il s’agit ici notamment de garantir l’acceptation du nouveau logiciel et la fluidité des tâches journalières durant tout le processus de Mutation.
Malgré l’engouement pour les réseaux sociaux, l’emailing reste l’outil incontournable du marketing en ligne. L’avantage: avec les logiciels de newsletter disponibles sur Internet, chaque entreprise et donc chaque courtier en assurances peut créer sans problème sa propre newsletter électronique. Cela vaut la peine de s’y mettre sans tarder.
Les nombreux atouts de l’emailing
Sur le blog «Comparatif logiciel emailing : les 11 meilleurs outils sur le marché francophone», Robert Brandl souligne les nombreux avantages de la newsletter électronique:
Les caractéristiques techniques à prendre en compte
La production de newsletters électroniques est devenue si simple que les offres dans ce domaine font aujourd’hui foison. Pour éviter tout désagrément à vos lecteurs et lectrices, voici deux éléments auxquels vous devez prêter attention. Premièrement, la newsletter doit être résiliable en un clic, instantanément et à tout moment. Deuxièmement, tout comme un site Internet moderne, la newsletter doit s’adapter à l’écran (ordinateur, smartphone ou tablette) utilisé pour la lire.
Quelques outils d’emailing éprouvés
Le logiciel de courtage «winVS next» permet d’automatiser sur mesure la gestion des relations clients du courtier en assurances. La solution CRM «Microsoft Dynamics CRM» éprouvée est utilisée dans ce cadre et fonctionne en parfaite compatibilité avec Office et donc avec Word, Outlook, Excel, PowerPoint et Access. Le produit propose bien plus qu’une simple solution Excel CRM.
Tâches analytiques et opérationnelles avec le CustomerRelationshipManagement CRM Chez les courtiers en assurances, le CustomerRelationshipManagement CRM comprend toutes les activités associées aux relations avec les clients actuels et potentiels. Il s’agit ici de tâches analytiques et opérationnelles. Dans la partie analytique du CRM, toutes les données relatives aux clients actuels et potentiels sont systématiquement regroupées, structurées, documentées, gérées et évaluées. Cette partie permet par exemple de mettre à jour le comportement et les préférences d’un client ou les coûts qu’il a générés. Pour cette partie analytique, des solutions Excel CRM simples sont proposées sur le marché: les données sont collectées, gérées et évaluées avec le programme de feuilles de calcul. Mais le logiciel moderne CustomerRelationshipManagement CRM dans le secteur du courtage en assurances doit proposer bien plus: avec le «CRM opérationnel», les données collectées dans le «CRM analytique» sont utilisées de manière ciblée lors des contacts avec des clients actuels et potentiels. Les relations avec un potentiel de création de valeur sont identifiées et développées. CustomerRelationshipManagement CRM automatisé De plus, le «CRM analytique» et le «CRM opérationnel» devraient se dérouler de manière fluide et automatisée. Et ce de manière à tenir compte des propriétés de chacun des courtiers en assurances. C’est la raison pour laquelle le logiciel de courtage «winVS next» permet d’automatiser sur mesure la gestion des relations clients du courtier en assurances. La solution CRM «Microsoft Dynamics CRM» éprouvée est utilisée dans ce cadre et fonctionne en parfaite compatibilité avec Office et donc avec Word, Outlook, Excel, PowerPoint et Access. Les fonctions CRM sont disponibles dans le navigateur web ou sont directement et entièrement intégrées dans l’environnement Outlook.
Ce que l’automatisation CRM rend possible Chez le courtier en assurances, l’introduction d’une solution CRM automatisée induit les avantages suivants: