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• L’emailing, un instrument majeur du contact client

  Malgré l’engouement pour les réseaux sociaux, l’emailing reste l’outil incontournable du marketing en ligne. L’avantage: avec les logiciels de newsletter disponibles sur Internet, chaque entreprise et donc chaque courtier en assurances peut créer sans problème sa propre newsletter électronique. Cela vaut la peine de s’y mettre sans tarder.

   

  Les nombreux atouts de l’emailing

  Sur le blog «Comparatif logiciel emailing : les 11 meilleurs outils sur le marché francophone», Robert Brandl souligne les nombreux avantages de la newsletter électronique:

  • Durée de vie: les réseaux sociaux peuvent évoluer et rapidement essuyer le feu de la critique, comme c’est le cas de Facebook actuellement. C’est pourquoi l’envoi à vos clients actuels et potentiels d’e-mails sur lesquels vous exercez un contrôle absolu reste l’un des meilleurs moyens de maîtriser la communication client électronique, maintenant et dans le futur.
  • Contrôle de l’information: vous gardez à tout moment le contrôle des informations sur vos destinataires, sans jamais rien avoir à débourser.
  • Souplesse: une fois votre liste d’adresses e-mail établie, vous pouvez sans problème changer de service d’envoi de newsletter.
  • Simplicité d’utilisation: les éditeurs de sites Internet en ligne et les CMS (systèmes de gestion de contenu) actuels vous permettent d’intégrer facilement un formulaire d’inscription à votre site. Certains proposent même des applications dédiées. Et les outils de newsletter sont aujourd’hui tellement sophistiqués que c’est quasiment un jeu d’enfant pour les utilisateurs et utilisatrices lambda de maîtriser la technologie d’emailing.

   

  Les caractéristiques techniques à prendre en compte

  La production de newsletters électroniques est devenue si simple que les offres dans ce domaine font aujourd’hui foison. Pour éviter tout désagrément à vos lecteurs et lectrices, voici deux éléments auxquels vous devez prêter attention. Premièrement, la newsletter doit être résiliable en un clic, instantanément et à tout moment. Deuxièmement, tout comme un site Internet moderne, la newsletter doit s’adapter à l’écran (ordinateur, smartphone ou tablette) utilisé pour la lire.

   

  Quelques outils d’emailing éprouvés

  • Newsletter2go
  • MailChimp
  • ActiveCampaign
  • rapidmail
  • GetResponse

• La Confédération a quadruplé la part des e-factures

  Début 2016, la Confédération a obligé ses fournisseurs à présenter une facture électronique. Depuis, la part des e-factures a pu être augmentée à environ 60 pour cent. L’administration fédérale entend développer encore cette part. Désormais, elle accepte également l’envoi électronique des factures au format PDF du bon vieux temps.
  

   

  Plus besoin de désenvelopper et scanner les factures

  Depuis le 1er janvier 2016, les fournisseurs de la Confédération sont dans l’obligation d’envoyer des factures électroniques. L’échange sans papier permet de traiter les factures avec une plus grande efficacité. Par exemple, il n’est plus nécessaire de les désenvelopper et de les scanner, et les données de facturation peuvent être plus simplement intégrées dans le système comptable.

   

  400 000 e-factures

  Depuis la prise d’effet de cette obligation, la part des e-factures a pu être augmentée en continu de 14 pour cent en décembre 2014 à 57 pour cent en mai 2018. Cela correspond à environ 400 000 sur 700 000 factures par an au total. L’obligation ne concerne pas toutes les factures, les petits achats en sont exclus. De plus, toutes les factures adressées à l’administration fédérale ne proviennent pas d’une relation avec des fournisseurs.

   

  Le code QR facilite le traitement de factures au format PDF

  L’administration fédérale entend augmenter encore la part des e-factures. De ce fait, elle propose à ses fournisseurs diverses possibilités d’envoi des e-factures. Depuis le 1er janvier 2018, les e-factures peuvent être aussi envoyées sans signature numérique. Cela simplifie considérablement l’établissement de factures électroniques pour les fournisseurs. Dès à présent, la Confédération accepte également l’envoi électronique de factures au format PDF. Le remplacement du bulletin de versement par un code QR sur le document de facturation, qui devrait entrer en vigueur en 2019, facilite encore le post-traitement automatique de factures au format PDF.

   

  La Confédération entend maintenir son approche pragmatique

  Comparativement à la Suisse, les pays voisins appliquent des règlementations plus strictes en matière de facturation électronique. Le Conseil fédéral tire toutefois un bilan positif de l’introduction de l’e-facture en Suisse et souhaite maintenir son approche pragmatique basée sur un partenariat sans amplifier les obligations y afférentes.

• L’archivage électronique des documents professionnels est réglementé avec précision.

  En Suisse, toutes les entreprises sont tenues de respecter le devoir légal de conservation des documents professionnels. Les prescriptions y relatives sont définies dans le Code des obligations (CO) et l'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). Les modalités de l’archivage électronique y sont également décrites. Notez par ailleurs qu'un jugement important a été prononcé ce concernant par le Tribunal fédéral.
  
  «À conserver en cas de doute»
  Par principe, les livres comptables, pièces comptables, rapports de gestion et rapports de révision doivent être conservés durant dix ans. Désormais, la correspondance professionnelle, notamment les courriers électroniques, doit être uniquement conservée s’il s’agit de pièces comptables. Attention: les ouvrages les plus récents recommandent vivement de suivre le principe «À conserver en cas de doute». En particulier lors de litiges ultérieurs, des lettres telles que les courriers électroniques qui ne sont pas a priori des pièces comptables peuvent servir de preuves quant à des éléments contestés et permettre ainsi de faire valoir ses droits.
  
  «Non modifiables» ou «possibilité d’apporter des modifications retraçables»
  La règle suivante s’applique aussi à l’archivage électronique: les livres comptables doivent être tenus et conservés et les pièces comptables doivent être saisies et conservées de sorte qu’ils ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente. Les informations doivent être inventoriées et protégées de manière systématique contre un accès non autorisé. Les interventions et les accès doivent être enregistrés. Ces enregistrements sont soumis au même devoir de conservation que les supports de données. Sont autorisés dans le cadre de la conservation électronique de documents les supports d’informations non modifiables, ainsi que les supports d’informations modifiables pour lesquels des procédés techniques garantissant l’intégrité des informations enregistrées sont utilisés.
  
  Consultables et compréhensibles dans un délai convenable
  Également dans le cadre d’un archivage électronique, les livres de comptes et les pièces comptables doivent être conservés de manière à ce qu’ils puissent être consultés et contrôlés dans un délai convenable par une personne autorisée jusqu’à la fin du délai de conservation. Selon la nature et l’ampleur de l’entreprise, l’organisation, les compétences, les processus et procédures, l’échange de données et l’infrastructure telle que matériel et logiciels utilisés pour la tenue et la conservation des livres de comptes doivent être documentés sous forme d’instructions de travail de manière à ce que les livres de comptes et les pièces comptables puissent être compris. Dans le cadre du droit de consultation, il doit être toujours possible de rendre les livres comptables lisibles à la demande d’une personne autorisée, y compris sans moyens auxiliaires. Important: lors de la présentation des comptes, le respect du principe de traçabilité doit être garanti à tout moment.
  
  Tribunal fédéral: l’authenticité de la signature ne peut être prouvée par un document scanné.
  Attention: malgré la tendance en faveur d’un archivage électronique et de la destruction simultanée des documents originaux, la règle suivante s’applique en vertu de la Décision du Tribunal fédéral 9C_634/2014 du 31 août 2015 : Lors de documents originaux imprimés à valeur litigieuse potentiellement élevée, l’original pourvu de la signature originale doit être conservé, indépendamment de l’archivage électronique. Dans la décision afférente au litige porté devant le Tribunal fédéral, il est constaté sans équivoque: «Il est généralement connu que seules les données recueillies sous forme d’originaux peuvent fonder une déclaration positive sur les droits d’auteur et que la preuve de l’authenticité d'une photocopie ne peut être apportée. Les documents non originaux sont uniquement des représentations imagées de prestations d’écriture, et il n’existe aucune méthode suffisamment sûre permettant de prouver que leurs inscriptions ont été reproduites intégralement sans aucune modification. C’est pourquoi déjà la question si un document correspondant a un jour existé sous la forme présentée doit rester en suspens. Dans ces circonstances, la preuve de l’authenticité des signatures ne peut être apportée faute d’aptitude des documents devant être examinés. La preuve de l’authenticité de la signature ne saurait être apportée dans le cadre d’un archivage électronique avec destruction simultanée de l’original pourvu de la signature originale».*
  
  * Traduit de l’allemand