Folgende gesetzliche Anpassungen sind in winVS advisor 2016 integriert:
Leistungen der AHV Renten
Leistungen der IV Rente
Grenzbeträge Berufliche Vorsorge
Plus besoin de désenvelopper et scanner les factures
Depuis le 1er janvier 2016, les fournisseurs de la Confédération sont dans l’obligation d’envoyer des factures électroniques. L’échange sans papier permet de traiter les factures avec une plus grande efficacité. Par exemple, il n’est plus nécessaire de les désenvelopper et de les scanner, et les données de facturation peuvent être plus simplement intégrées dans le système comptable.
400 000 e-factures
Depuis la prise d’effet de cette obligation, la part des e-factures a pu être augmentée en continu de 14 pour cent en décembre 2014 à 57 pour cent en mai 2018. Cela correspond à environ 400 000 sur 700 000 factures par an au total. L’obligation ne concerne pas toutes les factures, les petits achats en sont exclus. De plus, toutes les factures adressées à l’administration fédérale ne proviennent pas d’une relation avec des fournisseurs.
Le code QR facilite le traitement de factures au format PDF
L’administration fédérale entend augmenter encore la part des e-factures. De ce fait, elle propose à ses fournisseurs diverses possibilités d’envoi des e-factures. Depuis le 1er janvier 2018, les e-factures peuvent être aussi envoyées sans signature numérique. Cela simplifie considérablement l’établissement de factures électroniques pour les fournisseurs. Dès à présent, la Confédération accepte également l’envoi électronique de factures au format PDF. Le remplacement du bulletin de versement par un code QR sur le document de facturation, qui devrait entrer en vigueur en 2019, facilite encore le post-traitement automatique de factures au format PDF.
La Confédération entend maintenir son approche pragmatique
Comparativement à la Suisse, les pays voisins appliquent des règlementations plus strictes en matière de facturation électronique. Le Conseil fédéral tire toutefois un bilan positif de l’introduction de l’e-facture en Suisse et souhaite maintenir son approche pragmatique basée sur un partenariat sans amplifier les obligations y afférentes.
Urs Thalmann (photo), Master of Arts de l’Université de Zurich et Executive MBA de l’Université de Saint-Gall, a qualité de Partner et, depuis 2007, de directeur de Qualibroker AG, Zurich. Ce courtier d’assurance, qui compte plus d’une cinquantaine de collaborateurs, s’adresse aux petites et moyennes entreprises. Au cours de son entretien avec «winVS-E-News», Urs Thalmann met en évidence: «Depuis notre fondation en l’an 2000, nous nous appliquons à proposer la meilleure qualité possible. Outre un conseil personnalisé, cela implique le recours permanent aux technologies de l’information les plus modernes.» Lisez les réponses aux six questions posées à Urs Thalmann.
Urs Thalmann, en quoi Qualibroker AG se distingue-t-elle tout particulièrement?
Urs Thalmann: Lors de sa fondation début septembre 2000, nous avons délibérément baptisé notre entreprise «Qualibroker». La transposition de nos connaissances spécialisées ne procure des résultats satisfaisants aux entreprises qu’en lien avec une qualité maximale. Nous vérifions jour après jour notre offre et nos concepts. La certification selon ISO 9001-2008 confirme ces efforts. Tout cela pourrait être cependant compromis si, parallèlement à un conseil personnalisé de tout premier ordre, nous n’utilisions pas les technologies de l’information les plus modernes. En tant que courtier d’assurance, il nous incombe de traiter les tâches administratives et les processus entre courtiers, clients et compagnies d’assurance sous une forme standardisée et automatisée aussi efficiente que possible, en ayant respectivement recours à une technologie à la pointe du progrès.
Quels ont été vos tous derniers efforts pour atteindre cet objectif en matière de technologie de l’information?
Urs Tahlmann: Concernant notre logiciel de courtage, nous avons décidé de passer du système «winVS office» au système «winVS next». Actuellement, nous sommes en phase de préparation à ce changement. La mutation définitive doit être achevée d’ici six mois environ.
Quelles ont été les raisons principales qui ont motivé ce changement?
Urs Thalmann: Ce changement répond au principe qui consiste à utiliser un logiciel de courtage le plus moderne afin de servir au mieux nos clients. Le customer-relationship-management innovant et intégré pour la saisie numérique des besoins spécifiques des clients, ainsi que l’automatisation et l’optimisation continues des processus constituent des avancées significatives. La connexion avec les solutions Microsoft de pointe et, de manière générale, le soutien optimal de nos visées qualitatives sont d’autres Atouts.
Quelles tâches accomplissez-vous jusqu’à la réalisation de la Mutation?
Urs Thalmann: Dans un premier temps, nous analysons les bases de données existantes et procédons au nettoyage des données. Ensuite, les processus qui devront être automatisés par le nouveau logiciel seront définis et reproduits. Lorsque l’ensemble du logiciel sera prêt à l’emploi sous une forme spécifique à l’entreprise, des tests accompagnés d’optimisations seront réalisés jusqu’à la mutation définitive. Ces tâches sont accomplies en collaboration étroite avec le fournisseur du logiciel.
Comment les collaboratrices et collaborateurs sont-ils intégrés dans cette phase de préparation?
Urs Thalmann: Les collaboratrices et collaborateurs qui utilisent intensivement notre technologie de l’information seront spécialement formés et participeront aux tests durant la phase de préparation. Cela garantira la prise en considération des exigences des collaborateurs à un stade précoce. Après l’introduction définitive du nouveau logiciel, les «Powerusers» sélectionnés apporteront un soutien à leurs collègues et répondront à leurs questions. Naturellement, toutes les collaboratrices et tous les collaborateurs doivent être suffisamment préparés.
Quels sont les points cruciaux du processus de Mutation?
Urs Thalmann: Présentement, nous disposons de trois bases de données reposant sur deux produits logiciels de courtage. Tous ces éléments doivent être réunis proprement. La reproduction et l’harmonisation des processus automatisés est un autre point crucial. La formation et l’intervention des «Powerusers» sélectionnés, de même que la formation et la préparation des autres collaboratrices et collaborateurs ont également une grande importance. Il s’agit ici notamment de garantir l’acceptation du nouveau logiciel et la fluidité des tâches journalières durant tout le processus de Mutation.