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• Elektronische Archivierung der Geschäftsunterlagen ist genau geregelt

  Alle Unternehmen müssen in der Schweiz die gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Geschäftsunterlagen erfüllen. Die Vorschriften dafür sind im Obligationenrecht (OR) und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) festgelegt. Darin ist auch beschrieben, wie die elektronische Archivierung zu erfolgen hat. Überdies ist ein wichtiges Bundesgerichtsurteil zu beachten.
  
  «Im Zweifel aufbewahren»
  Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte sind grundsätzlich während zehn Jahren aufzubewahren. Die Geschäftskorrespondenz, wie namentlich E-Mails, muss aber nur noch aufbewahrt werden, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs hat. Achtung: In der jüngsten Literatur wird dringlich darauf hingewiesen, den Grundsatz „Im Zweifel aufbewahren“ zu befolgen. Namentlich bei späteren Streitigkeiten können Korrespondenzen wie E-Mails, die a priori keinen Buchungsbelegcharakter haben, allenfalls umstrittene Zusammenhänge belegen und damit der Rechtsdurchsetzung dienen.
  
  «Unveränderbar» oder «nachvollziehbare Veränderungsmöglichkeit»
  Auch für die elektronische Archivierung gilt: Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger. Zur elektronischen Aufbewahrung von Unterlagen sind unveränderbare Informationsträger zulässig sowie veränderbare Informationsträger, wenn technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten.
  
  In angemessener Frist einsehbar und verständlich
  Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen auch bei der elektronischen Archivierung so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können. Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren, der Datenaustausch und die Infrastruktur wie Maschinen und Programme, die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können. Im Rahmen des Einsichtsrechts muss stets die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen. Wichtig: Bei der Rechnungslegung muss der Grundsatz der Nachprüfbarkeit jederzeit gewährleistet sein.
  
  Bundesgericht: Echtheit der Unterschrift kann mit eingescanntem Dokument nicht erbracht werden
  Achtung: Trotz des Trends zu elektronischen Archivierung und der gleichzeitigen Vernichtung der Originaldokumente gilt aufgrund des Bundesgerichtsentscheids 9C_634/2014 vom 31 August 2015: Bei papierenen Originaldokumenten mit einem potenziell hohen Streitwert muss das Original mit der Originalunterschrift aufbewahrt werden, elektronische Archivierung hin oder her. Im Entscheid über den Streitfall, der ans Bundesgericht gelangte, wird unmissverständlich festgestellt: «Es ist allgemein anerkannt, dass nur die am Original erhobenen Befunde eine positive Urheberschaftsaussage begründen können und der Nachweis der Echtheit einer Fotokopie nicht möglich ist. Nicht-Originale enthalten lediglich bildliche Darstellungen von Schreibleistungen und es existieren keine hinreichend sicheren Methoden nachzuweisen, dass die darin enthaltenen Schriftzüge unverändert und vollständig reproduziert worden sind. Es muss deshalb bereits offenbleiben, ob ein entsprechendes Original überhaupt jemals in der dargestellten Form existiert hat. Bei dieser Sachlage kann der Beweis der Echtheit der Unterschriften mangels Tauglichkeit des zu untersuchenden Materials nicht erbracht werden. Der Beweis der Echtheit der Unterschrift muss bei elektronischer Archivierung und gleichzeitiger Vernichtung des Originals mit der Originalunterschrift als gescheitert betrachtet werden.»
  

• «Versicherungen sind das perfekte Produkt für die Onlineberatung»

  «Da man Versicherungen anders als beispielsweise Autos nicht anfassen kann, sind sie das ideale Produkt für die Onlineberatung», sagt der Onlineversicherungsbroker Björn Maier im Interview mit dem Versicherungsbranchenmagazin «Pfefferminzia». Doch die Onlineberatung ist technisch anspruchsvoll: Neben einer Brokersoftware wie «winVS next», mit der sich alle Prozesse im Versicherungsbrokergeschäft digitalisieren lassen, braucht es eine informative Website mit einem einfachen Einstieg in den eingebauten Onlineberatungsraum. Eines scheint sicher zu sein: Die Onlineberatung wird sich auch über die Coronakrise hinaus als digitaler Beratungsweg etablieren. Deshalb sollte sich jeder Versicherungsbroker damit befassen.

   

  Vorteile der Onlineberatung

  In seinem Interview mit «Pfefferminzia» spricht Björn Maier über offensichtliche Vorteile und Nachteile der Onlineberatung: Um von mir eine Onlineberatung zu bekommen, muss weder der Kunde noch ich selber einen Parkplatz suchen, sich durch dichten Verkehr auf den Weg zum Gesprächsort begeben oder eine Fahrt in öffentlichen Verkehrsmitteln mit mehrmaligem Umsteigen in Kauf nehmen. Ich bin stets nur ein paar Klicks entfernt, denn die Onlineberatung geht immer. Der Kunde kann der Beratung auch im Schlafanzug beiwohnen oder gemütlich auf der Couch ‘lümmeln’. Zudem kann ich alle Fragen rund um eine Versicherung beantworten, ohne dafür zum Kunden nach Hause zu kommen. Ausserdem sprechen die Kunden online oftmals viel freier über eventuelle Vorerkrankungen als bei einem Gespräch mit Sichtkontakt, eine Voraussetzung für eine optimale Beratung etwa bei einer Berufsunfähigkeitsversicherung.

   

  Nachteile der Onlineberatung

  Ein Nachteil der Onlineberatung ist es, dass man im persönlichen Gespräch von Mensch zu Mensch das Vertrauen zum Kunden schneller aufbauen kann, beispielsweise durch einen Plausch bei einem Kaffee vor Ort. Es besteht überdies die Gefahr, dass die Kunden beim Onlinebroker nur kostenlos die notwendigen Informationen holen, um dann beim persönlich bekannten Versicherungsbroker im persönlichen Kontakt das Geschäft abzuschliessen.

   

  Kunden übers Telefon in die Onlineberatung holen

  Die bekannten Video- und Beratungstools wie Skype, Zoom oder Microsoft Teams sind nicht in erster Linie auf Beratungsgespräche und Verkaufsabschlüsse, sondern vor allem auf die Onlinezusammenarbeit in Unternehmen ausgerichtet. Überdies sollte der Kunde womöglich nicht gezwungen werden, eine Software oder ein Plug-in herunterzuladen. Auch das Versenden eines Links als Einladung zur Onlineberatung ist zuweilen nicht die beste Lösung: Das kann cybersicherheitsbewusste potenzielle Neukunden davon abhalten, einen solchen Einladungslink anzuklicken.

  Deshalb ist es erfolgversprechend, wenn man im Rahmen eines informationstechnologischen Gesamtkonzepts die Möglichkeit zur Onlineberatung dank einer Schnittstelle zu einem Onlineberatungstool direkt in seine Versicherungsbrokerwebsite einbindet. Dann kann man den Kunden mittels eines Telefonanrufs in die Onlineberatung holen: Man fragt ihn, ob er gerade am Computer sitzt oder ein Tablet zur Hand hat. Dann bittet man ihn, die Versicherungsbrokerwebsite aufzurufen. Man gibt ihm am Telefon einen Code durch, mit dem er den auf der Website gut sichtbaren Onlineberatungsraum betreten kann.

   

  Weitere Tipps vom erfahrenen Profi

  Der Onlineversicherungsbroker Björn Maier gibt in seinem Interview mit «Pfefferminzia» einige weitere Tipps, wie die Erfolgschancen bei der Onlineberatung erhöht werden können: Ohne eine Webseite, die über den jeweiligen Versicherungsbroker und sein Tätigkeitsfeld umfangreich informiert und die die Möglichkeit zur Onlineberatung gut sichtbar eingebunden hat, geht erst einmal gar nichts. Und: Damit man gut gefunden wird, ist die Suchmaschinenoptimierung für die Webseite unerlässlich. Ist man nicht genügend beschlagen auf diesem Gebiet, spricht nichts dagegen, sich externe Hilfe dafür einzuholen. Dann braucht der Onlineversicherungsbroker zum Ausbau seines Geschäfts natürlich noch Kontaktdaten von Interessenten, die eine Onlineberatung wünschen, also Leads. Sie lassen sich über Anzeigen etwa bei Google gewinnen oder bei entsprechenden Anbietern kaufen. Ein wichtiges Standbein für die Gewinnung von Neukunden sind zudem Empfehlungen: Zufriedene Kunden sollten diskret dazu gebracht werden, eine Onlinebewertung abzugeben – wie das in onlineaffinen Branchen wie Gastronomie und Tourismus bereits eine Selbstverständlichkeit ist.

• Versicherungsbroker sind dem neuen Finanzdienstleistungsgesetz (FIDLEG) und dem neuen Finanzinstitutsgesetz (FINIG) nicht unterstellt

  Seit dem 1. Januar 2020 sind das Finanzdienstleistungsgesetz (FIDLEG) und das Finanzinstitutsgesetz (FINIG) zusammen mit ihren Ausführungsverordnungen in Kraft. Dank erfolgreicher Interventionen des Schweizerischen Versicherungsverbands SVV und der Swiss Insurance Brokers Association SIBA ist die Versicherungswirtschaft dem FIDLEG nicht unterstellt. Das FIDLEG enthält Verhaltensregeln, die Finanzdienstleister ausserhalb des Versicherungsgeschäfts gegenüber ihren Kunden nach Ablauf einer meist zweijährigen Übergangsfrist einhalten müssen. Das FINIG vereinheitlicht die Finanzmarktaufsicht(FINMA)-Bewilligungsregeln für Finanzdienstleister wie Vermögensverwalter, Verwalter von Kollektivvermögen, Fondsleitungen und Wertpapierhäuser.

   

  Einheitliche Wettbewerbsbedingungen und Kundenschutz

  Das Finanzdienstleistungsgesetz FIDLEG soll innerhalb der Übergangsfrist von mehrheitlich zwei Jahren der Schaffung einheitlicher Wettbewerbsbedingungen und der Verbesserung des Kundenschutzes dienen, wozu es den unterstellten Finanzdienstleistern neue aufsichtsrechtliche Verhaltensregeln auferlegt. Im Zentrum stehen Informations- und Erkundigungspflichten, da Kunden für eine informierte Anlageentscheidung auf ausreichende Informationen über ihren Finanzdienstleister sowie über die erhältlichen Finanzdienstleistungen und Finanzinstrumente angewiesen sind. Sodann verpflichtet das FIDLEG Finanzdienstleister hinsichtlich ihrer Kunden Angemessenheits- und Eignungsprüfungen durchzuführen sowie zur Dokumentation und Rechenschaft.

   

  Kundenindividualität berücksichtigen

  Neu müssen die dem FIDLEG unterstellten Finanzdienstleister von Gesetzes wegen die Kenntnisse, Erfahrungen, finanziellen Verhältnisse und Anlageziele ihrer Kundinnen und Kunden berücksichtigen. Die gesetzlichen Verhaltens- und Produktvorschriften sind dem jeweils angesprochenen Kundensegment angepasst, wobei zwischen Privatkunden und professionellen Kunden unterschieden wird.

   

  Vereinheitlichte Prospektanforderungen, Ombudsstellen, Prozesskosten

  Das FIDLEG führt für sämtliche Effekten, die öffentlich angeboten oder an einem Handelsplatz gehandelt werden, vereinheitlichte Prospektanforderungen ein. Neben die Prospektvorschriften tritt die Pflicht zur Erstellung eines Basisinformationsblatts, sofern Privatkunden komplexere Finanzinstrumente angeboten werden. Damit einzelne Kunden einfacher gegen ein allfälliges Fehlverhalten ihres Finanzdienstleisters vorgehen können, sieht das FIDLEG eine Stärkung der Ombudsstellen vor, indem sich alle Finanzdienstleister einer Ombudsstelle anschliessen müssen und die Ombudsstellen einer behördlichen Anerkennung bedürfen. Um der Problematik des Prozesskostenrisikos im Zivilprozess zugunsten der klagenden Privatkunden entgegen zu wirken, wird überdies für bestimmte Streitigkeiten mit Finanzdienstleistern, Finanzinstituten, Banken und Versicherungsunternehmen eine Befreiung von der Pflicht zur Leistung von Prozesskostenvorschüssen und Sicherheiten vorgesehen.

   

  Regelung der Aufsicht

  Das Finanzinstitutsgesetz (FINIG) regelt die Aufsicht über sämtliche Finanzdienstleister, die ausserhalb des Versicherungsgeschäfts in irgendeiner Form das Vermögensverwaltungsgeschäft betreiben, in einem einheitlichen Erlass.

   

  Software winVS next unterstützt Teile der neuen Verhaltensregeln gemäss FIDLEG

  Finanzdienstleister, die dem Finanzdienstleistungsgesetz FIDLEG unterstellt sind und die die Software winVS next nutzen, werden von dieser Software bei neuen Pflichten wie der obligatorischen Datenaufzeichnung und Datenaufbewahrung unterstützt.

• Gespräch mit Ivo Flüeler, CEO von ARISCO: «Die Coronakrise wird auch in der Versicherungsindustrie als Treiber der Digitalisierung wirken»

  Ivo Flüeler, 52-jährig (Bild), ist Chief Executive Officer CEO und Mitbesitzer der unabhängigen Versicherungsbrokergruppe ARISCO. Der Inhaber eines «Master of Advanced Studies - Corporate Finance» und eines «Certificate of Advanced Studies CAS in Finanzmathematik und Statistik» war rund 30 Jahre bei Banken im In- und Ausland in verschiedenen Bereichen und Funktionen tätig. Als Quereinsteiger in der Brokerbranche ist er seit 2015 verantwortlich für die Leitung und Weiterentwicklung der ARISCO Gruppe. Im Gespräch mit den «winVS-E-News» erläutert Ivo Flüeler, wie sich die Coronakrise auf ARISCO, den Versicherungsmarkt und die Kundenbeziehungen im Versicherungsgeschäft bereits auswirkt und künftig auswirken könnte.
  

   

  Ivo Flüeler, was ist und was tut die ARISCO Gruppe?

  Ivo Flüeler: ARISCO ist eine auf dem schweizerischen Versicherungs-, Vorsorge- und dem damit zusammenhängenden Dienstleistungsmarkt tätige Gruppe, deren Wurzeln ins Jahr 1982 zurückreichen. Mit ihren Tochtergesellschaften ARISCO Versicherungen AG, ARISCO Vorsorge AG, ARISCO Dienstleistungen AG, ARISCO AG sowie den Geschäftsstellen in Rotkreuz, Egg bei Zürich, Herisau und Luzern gehört die Gruppe im nationalen Vergleich zu den grösseren unabhängigen Unternehmen der Branche. Im Zentrum der Tätigkeit stehen Kundenanliegen rund um die Themen Versicherungen einschliesslich Risiko- und Gesundheitsmanagement, berufliche und private Vorsorge samt Finanzplanung und Vermögensverwaltung. Dazu kommen weitere damit zusammenhängende Beratungsdienstleistungen rund um Fragen der Schadensabwicklung, der Steuern, des Absenzen- und Casemanagement sowie des betrieblichen Gesundheitsmanagements. Die ARISCO Gruppe hat rund 50 Mitarbeitende und ist Gründungspartner der weltweit in 130 Ländern tätigen UNiBA Gruppe.

   

  Welches sind die hauptsächlichen Auswirkungen der Coronakrise auf ARISCO?

  Ivo Flüeler: Die ersten Auswirkungen der zweiten Welle der Coronakrise hatten ihren Anfang im März 2020. Der damals verfügte Lockdown forderte namentlich die sofortige Verschiebung des operativen Betriebes ins Homeoffice. Dies konnten wir ohne grosse Probleme bewältigen, da wir bereits zum Zeitpunkt der ersten Coronawelle alle Kundendossiers digital führten. Auch war bereits das arbeitsplatzunabhängige Arbeiten mittels Fernzugriff eingespielt. Es kamen aber andere Herausforderungen dazu, wie beispielsweise das dezentrale Führen der Teams, die Abdeckung des erhöhten Kommunikationsbedarfs infolge der räumlichen Distanz oder das Verarbeiten und Bearbeiten der immer noch grossen Mengen an physischer Post.

   

  Haben Sie zur Bewältigung all dieser Herausforderungen spezielle Massnahmen ergriffen?

  Ivo Flüeler: Bei uns ist es ein zentrales Anliegen, die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden stets im Auge zu behalten. Durch individuelle Coachingangebote und der Förderung von sozialen Kontakten wie beispielsweise durch virtuelle ARISCO-Kaffeepausen haben wir Akzente gesetzt, um den "Corona-Homeoffice-Blues" zu vermeiden. Der extra gebildete ARISCO-Coronakrisenstab steuert und begleitet alle Massnahmen und passt das Schutzkonzept entlang der Bundesratsentscheide laufend an.

   

  Wie wirkt sich die Coronakrise auf den Schweizer Versicherungsmarkt aus?

  Ivo Flüeler: Kurzfristig hat die Krise im Versicherungsmarkt deutlich aufgezeigt, dass Pandemien als schwer versicherbares Risiko und zugleich als eines der grössten Risiken in der Schweiz bei den meisten Versicherungsgesellschaften ausgeschlossen sind. Zu Beginn des Lockdowns haben sich viele unserer Kunden an uns gewandt, um zu klären, welche Unterstützung die Versicherungsindustrie ihnen in dieser Pandemie geben kann. Da es keine Pandemieversicherung gibt, sind unsere Möglichkeiten beschränkt.

   

  Gibt es denn bald einmal eine Pandemieversicherung?

  Ivo Flüeler: Die laufende Pandemie hat die Grenzen der Versicherbarkeit aufgezeigt. Vertreter verschiedener Departemente sowie der Versicherungsbranche erarbeiteten 2020 unter der Leitung des Eidgenössische Finanzdepartement EFD ein Konzept für eine Pandemieversicherung für Unternehmen. Anschliessend lud das Finanzdepartement Vertreter der Wirtschaft ein, sich dazu zu äussern. All diese Arbeiten und Stellungnahmen finden sich im 69-seitigen Dokument «Projekt ‘Pandemieversicherung’ - Bericht der Arbeitsgruppe». Schlussfolgerungen der Arbeitsgruppe: Zum jetzigen Zeitpunkt fehlen klare Anzeichen, dass die Schweizer Unternehmen grossmehrheitlich eine Pandemieversicherung in dieser Art wollen. Besonders das Obligatorium stösst auf Ablehnung in breiten Kreisen. Die anfallenden Prämien würden in diesem Fall als eine steuerähnliche Abgabe betrachtet. Kommt dazu: Für eine obligatorische Pandemieversicherung müsste voraussichtlich eine Verfassungsgrundlage geschaffen werden. Ergebnis: Der Bundesrat verzichtet darauf, das Konzept einer obligatorischen Pandemieversicherung weiterzuverfolgen. Das Eidgenössische Finanzdepartement EFD bleibt aber mit der Versicherungsbranche in Kontakt und ist offen für allfällige alternative Vorschläge.

   

  Themawechsel: Gibt es wegen Corona Auswirkungen im Bereich der Digitalisierung des Versicherungsgeschäfts?

  Ivo Flüeler: Die Coronakrise wird auch in der Versicherungsindustrie als Treiber der Digitalisierung wirken. Ich denke da an Schnittstellen und Prozesse zwischen den Brokern, Versicherungsgesellschaften und Softwareanbietern, welche weiter ausgebaut und professionalisiert werden. Zudem hat das Arbeiten im Homeoffice das digitale Bewältigen des Alltagsgeschäfts entscheidend nach vorne gebracht.

   

  Und wie steht es im Bereich der Kundenbeziehungen und des Kundenverhaltens?

  Ivo Flüeler: Ich erwarte weitere Veränderungen im Kundenverhalten. Dies namentlich in Bezug auf den Einfluss, den die beschleunigte Digitalisierung auf die «Customer Journey» hat, die Schritte des Kunden, bevor er sich für den Kauf eines Produktes entscheidet. Die Anforderungen an die Formen und Fähigkeiten, den Kunden professionell und umfassend zu beraten, werden anspruchsvoller, weil sich die hybride Beratung weiter akzentuieren wird. Wegen Corona will der Kunde unsere Beratung schon heute per Mail, per Internet, per Telefon oder per Videokonferenz. Diese Formen der Beratung werden künftig nicht verschwinden. Sie werden im Rahmen der «Customer Journey» ihren Platz neben der immer noch sehr wichtigen physischen Beratung weiter festigen und sich stets vervollkommnen.

   

  Welchen Einfluss hat Corona auf die Versicherungsbedürfnisse?

  Ivo Flüeler: Aufgrund veränderter wirtschaftlicher Gegebenheiten haben sich die Bedürfnisse etlicher Kunden im Bereich des Versicherungsschutzes geändert. Denn Entlassungen und Kurzarbeit, Schliessungen von Betrieben oder Teilen davon führen zu Überprüfungen und zu Anpassungsbedarf des Versicherungsschutzes. Zudem werden diese Entwicklungen hier und dort ein neues Bewusstsein im Risikomanagement mit sich bringen.

   

  Wie lautet Ihre Schlussbotschaft an unsere Leserinnen und Leser?

  Ivo Flüeler: Getreu unserer Vision "Wir entdecken Chancen in Risiken" bringt auch die aktuelle Covidkrise positive Effekte und Chancen mit sich. Mit der nötigen Offenheit und positiven Grundeinstellung können wir vieles aus der Krise und voneinander lernen.

• Aufbewahrungspflicht der Geschäftsunterlagen im Zeitalter der Digitalisierung

  Alle Unternehmen müssen in der Schweiz eine strenge gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Geschäftsunterlagen erfüllen. Die Vorschriften dafür sind im Obligationenrecht (OR) und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) festgelegt. Zu beachten ist angesichts der Digitalisierung namentlich der Grundsatz der jederzeit möglichen Nachprüfbarkeit.    

   

  «Im Zweifel aufbewahren»

  Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte sind grundsätzlich während zehn Jahren aufzubewahren. Die Geschäftskorrespondenz wie namentlich E-Mails dagegen muss grundsätzlich nur noch aufbewahrt werden, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs hat. Achtung: In der jüngsten Literatur wird dringlich darauf hingewiesen, den Grundsatz „Im Zweifel aufbewahren“ zu befolgen. Namentlich bei späteren Streitigkeiten können Korrespondenzen wie E-Mails, die a priori keinen Buchungsbelegcharakter haben, allenfalls umstrittene Zusammenhänge belegen und damit der Rechtsdurchsetzung dienen.

   

  «Unveränderbar» oder «nachvollziehbare Veränderungsmöglichkeit»

  Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger. Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind unveränderbare Informationsträger zulässig sowie veränderbare Informationsträger, wenn technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten.

   

  In angemessener Frist einsehbar und verständlich

  Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können. Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren, der Datenaustausch und die Infrastruktur wie Maschinen und Programme, die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können. Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen. Wichtig: Bei der Rechnungslegung muss der Grundsatz der Nachprüfbarkeit jederzeit gewährleistet sein.

   

  Dokumente mit potenziell hohem Streitwert

  Laut dem Bundesgerichtsentscheid 9C_634/2014 vom 31 August 2015 kann in einem Streitfall die Echtheit einer Unterschrift mit einem eingescannten und dann elektronisch archivierten Dokument nicht nachgewiesen werden. Deshalb gibt es bei der heutigen Rechtslage für papierene Originaldokumente mit einem potenziell hohen Streitwert tatsächlich offenbar nur eine Möglichkeit: Das Original mit der Originalunterschrift aufbewahren. Wer seinen Geschäftsverkehr trotzdem grossenteils oder ganz vollelektronisch durchziehen will, muss die elektronische Signatur einbauen. Wenn diese Signatur alle gesetzlichen Auflagen erfüllt, ist sie rechtlich unanfechtbar. Denn in Artikel 14 Absatz 2bis des Obligationenrechts steht unmissverständlich: «Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist die qualifizierte elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat einer anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten im Sinne des Bundesgesetzes vom 19. Dezember 2003 über die elektronische Signatur beruht.»
  Damit eine elektronische Signatur die gleiche Wirkung erzielt wie eine handschriftliche Unterschrift, müssen anspruchsvolle Bedingungen erfüllt sein. Diese sind im Bundesgesetz über die elektronische Signatur ZertES und der Verordnung über die elektronische Signatur VZertES genau umschrieben. 

• «Im Versicherungsbrokermarkt herrscht ein Verdrängungswettbewerb»

  Matthias Meier, 33-jährig (Bild), Bachelor der Fachhochschule St.Gallen und Master of Business Administration der Central Queensland University in Australien ist seit rund fünf Jahren in der Unternehmungsentwicklung der Insurance Brokers AG in Zürich tätig. Das ist in der Schweiz eine der führenden Beratungsfirmen für das Risiko-, Vorsorge- und Versicherungsmanagement von Unternehmen. Matthias Meier erläutert im Gespräch mit den winVS-E-News, welche Schlüsselrolle die informationstechnologische Infrastruktur im Versicherungsbrokergeschäft hat – und wie gross der Widerstand gegen die rasche Umsetzung des standardisierten elektronischen Datenaustauschs in der Branche immer noch ist. Lesen Sie seine Antworten auf zehn Fragen.

   

  Matthias Meier, was macht die Funk Insurance Brokers AG?
  Matthias Meier: Die Funk Insurance Brokers AG ist in der Schweiz mit 80 Mitarbeitenden an den Standorten Basel, Bern, Luzern, St. Gallen und Zürich einer der führenden Versicherungsbroker für nationale und internationale Unternehmen. Diese werden im Risikomanagement, Vorsorgemanagement und Versicherungsmanagement umfassend und aus einer Hand beraten. Die Funk Insurance Brokers AG ist die Schweizer Organisation der 1879 gegründeten Funk Gruppe, Hamburg. Das in der fünften Generation geführte Familienunternehmen ist der grösste eigenständige Risikoberater und Versicherungsbroker im deutschsprachigen Raum. Mit dem eigenen internationalen Netzwerk "The Funk Alliance" ist Funk weltweit präsent und bietet den Unternehmen globale Lösungen an.

   

  Welche Unternehmen sprechen Sie in der Schweiz besonders an?
  Matthias Meier: Wir sind stark vertreten bei Unternehmen der verarbeitenden Industrie, Bahnen, Wohn- und Pflegeheimen, Gemeinden sowie Dienstleistungsunternehmen aller Art. Dank des Wissenstransfers innerhalb der gesamten Funk Gruppe sind wir daran, in weiteren Wirtschaftszweigen vertieft Fuss zu fassen.
  
  

  Welches sind derzeit die grössten Herausforderungen im Schweizer Versicherungsbrokermarkt?
  Matthias Meier: Der Schweizer Versicherungsbrokermarkt ist von einem intensiven Verdrängungswettbewerb gekennzeichnet, in welchem der Preis für die Brokerdienstleistungen die wichtigste Grösse ist. Während die Einnahmen durch den harten Preiskampf unter Druck sind, steigen gleichzeitig die Ausgaben aufgrund der steigenden Risikokomplexität und der steigenden Leistungsansprüche der Kunden. Der damit einhergehenden sinkenden Kundenrentabilität und dem Margendruck begegnen wir insbesondere mittels wirksamerer Prozesse. Dabei spielt die Informationstechnologie (IT) eine entscheidende Rolle.

   

  Was sind in diesem Umfeld Ihre Stärken und was können Sie den Kunden Besonderes bieten?
  Matthias Meier: Statt sie zu verwalten, betreuen wir unsere Kunden aktiv mit Begeisterung, Kompetenz und Nähe. Dabei begleiten wir sie im Rahmen unserer Risikomanagementdienstleistungen auch bei Problemstellungen über das Versicherungswesen hinaus. Das erlaubt uns, die Kundenbedürfnisse gesamtheitlich zu verstehen und zielgerichtet zu befriedigen.
  
  

  Welche Rolle spielt die informationstechnologische (IT) Infrastruktur?
  Matthias Meier: Eine gut funktionierende, verlässliche und sichere IT-Infrastruktur ist existenziell und spielt eine grosse Rolle in der täglichen Dienstleistungserbringung für die Kunden. Die Mitarbeitenden erwarten eine hohe Verfügbarkeit und einfache Werkzeuge, um ihre Kunden optimal, ortsunabhängig und schnell zu betreuen. Auf der anderen Seite erwarten die Kunden Flexibilität und praktikable Lösungen im Bereich der elektronischen Kommunikation und im digitalen Datenaustausch. Insbesondere die Datensicherheit ist wichtig und bedarf laufender Investitionen in die Hardware und die Software sowie in die Schulung der Mitarbeitenden. Ein umfassendes Monitoring bringt zusätzlich den Nutzen, proaktiv Probleme oder potenzielle Bedrohungslagen im Internet festzustellen und frühzeitig Massnahmen zu ergreifen.
  
  

  Welche Versicherungsbroker-Softwarelösung nutzen Sie?
  Matthias Meier: Seit Herbst 2014 haben wir «winVS next» im Einsatz. Die Gründe für diesen Entscheid waren einerseits der Einsatz eines etablierten Customer-Relationship-Managements(CRM) für die konsequente Ausrichtung auf die Kunden sowie die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse. Zudem fehlten uns die Ressourcen, um Standardfunktionalitäten für das Brokergeschäft neu zu spezifizieren. Andererseits konzentrierten wir uns auf den Einsatz einer Standardsoftware vor allem im Hinblick auf die Risikominimierung der Wartbarkeit, der Abbildung von Dienstleistungsprozessen sowie der Anbindung an andere Systeme. Die Datenmigration aus der alten «winVS office»-Version hat dank intensiver Vorbereitung sehr gut funktioniert: Alle Daten und Dokumente standen nach der Migration auf «winVS next» zur Verfügung. Die komplett neue Benutzeroberfläche und die Vielzahl neuer Funktionalitäten beanspruchten eine gewisse Angewöhnungszeit. Die zahlreichen Möglichkeiten, Daten zu bearbeiten, zu exportieren oder sichtbar zu machen, verhalfen jedoch zur raschen Akzeptanz. Besonders hervorzuheben sind die Echtzeitdarstellungen von Kundeninformationen, die Individualisierbarkeit von Kundenansichten, die Abbildung von Dienstleistungsprozessen, die detaillierten Auswertungsmöglichkeiten und die nahtlose Integration von Microsoft Outlook. Wir können uns derzeit keine andere Branchensoftware vorstellen.
  
  

  Wie beeinflusst die fortschreitende Digitalisierung das Versicherungsbrokergeschäft?
  Matthias Meier: Im Kleinkundengeschäft drängen laufend neue Onlinebroker wie Knip oder FinanceFox auf den Markt, die das klassische Brokergeschäft rein digital abwickeln wollen. Dies kann für kleinere Unternehmen mit digitalaffinen Entscheidungsträgern und dem Bedürfnis nach einem einfachen Versicherungsschutz interessant sein. Diese Entwicklung ist gut und belebt die Versicherungsbranche im digitalen Bereich. Dass individuelle und komplexe Versicherungslösungen sowie internationale Versicherungsdeckungen mit hohem Koordinationsaufwand rein digital abgewickelt werden können, erwarten wir in den nächsten fünf bis zehn Jahren nicht. Hier ist die individuelle und persönliche Beratung und Begleitung nach wie vor unablässig.
  
  

  Wie steht es mit dem standardisierten digitalen Datenaustausch zwischen Brokern und Versicherern?
  Matthias Meier: Die «Interessengemeinschaft Business-to-Business IG B2B for Insurers + Brokers» strebt seit Jahren an, den elektronischen Datenaustausch zwischen Brokern und Versicherern zu standardisieren. Obwohl die technische Umsetzung bereits heute möglich ist, scheitert die rasche Umsetzung vermutlich an der Unwilligkeit oder am fehlenden Wettbewerbsdruck der Versicherer, sich im Plenum auf einen Standard zu einigen und die Digitalisierung im Datenaustausch ernsthaft voranzutreiben. Sollten die gesteckten Ziele der IG B2B in ferner Zukunft dennoch erreicht werden, wird sich dies enorm auf unser Geschäft auswirken. Aufwändige Verwaltungsarbeiten würden wegfallen und die Kundenbetreuung würde verstärkt ins Zentrum rücken. Als weiterer Punkt wird die richtige und umfassende Auswertung eigener und externer Kundeninformationen, die Business Intelligence, ein tragender Bestandteil sein. Nicht nur lässt sich das Kundenverhalten damit besser beurteilen, sondern es können auch neue Produkte abgeleitet oder die immer stärker geforderte Transparenz besser bewerkstelligt werden.
  
  

  Was raten Sie andern Versicherungsbrokern hinsichtlich des Einsatzes der modernen Informationstechnologie?
  Matthias Meier: Je nach Unternehmensgrösse und Ressourcenknappheit ist das IT-Outsourcing ein möglicher Schritt, um sich voll auf die Kernkompetenz des Versicherungsbrokers zu konzentrieren: die Kundenbetreuung. Auf jeden Fall braucht es klare Regeln und Weisungen im Umgang mit neuen Devices wie dem Smartphone oder dem Tablet und auch mit der restlichen IT-Infrastruktur. Nur so lassen sich der Datenmissbrauch oder Sicherheitslöcher soweit wie möglich vermeiden. Im Falle der Einführung einer neuen Versicherungsbroker-Software sollten die wichtigsten Dienstleistungsprozesse des Unternehmens skizziert und im System abgebildet werden.
  
  

  Ihr abschliessender Ratschlag an unsere Leserinnen und Leser?
  Matthias Meier: Alles braucht Zeit und Ressourcen. Deshalb gilt es, sich stets auf das Wesentliche zu konzentrieren. Kleine erfolgreich umgesetzte IT-Schritte führen meist zu mehr als grosse IT-Pläne, die dann allenfalls scheitern. Zumal jeder erfolgreich abgeschlossene IT-Schritt dazu ermutigt, einen weiteren Schritt in Angriff zu nehmen. Im Hinblick auf die Einführung einer neuen Versicherungsbroker-Software oder eines IT-Outsourcings müssen für die Planung genügend Zeitreserven eingebaut werden. Eine oder besser mehrere Personen müssen sich eingehend mit dem neuen System auseinandersetzen, damit im Supportfall rasch geholfen werden kann.