Urs Thalmann (Bild), Master of Arts der Universität Zürich und Executive MBA der Universität St. Gallen, ist Partner und seit 2007 Geschäftsführer der Qualibroker AG, Zürich. Der Versicherungsbroker mit über 50 Mitarbeitenden wendet sich an kleinere und mittlere Unternehmen. Im Gespräch mit den «winVS-E-News» unterstreicht Urs Thalmann: «Wir wollen den Unternehmen seit unserer Gründung im Jahr 2000 die höchstmögliche Qualität bieten. Das bedingt, neben der erstklassigen persönlichen Beratung stets die zeitgemässe Informationstechnologie einzusetzen.» Lesen Sie die Antworten auf sechs Fragen an Urs Thalmann.
Urs Thalmann, was zeichnet die Qualibroker AG besonders aus?
Urs Thalmann: Wir haben unser Unternehmen bei der Gründung anfangs September 2000 ganz bewusst «Qualibroker» getauft. Die Umsetzung unseres Fachwissens liefert den Unternehmen nur in Verbindung mit höchster Qualität befriedigende Ergebnisse. Tagtäglich überprüfen wir unser Angebot und unsere Konzepte. Die Zertifizierung nach ISO 9001-2008 bestätigt diese Anstrengungen. All das wäre allerdings in Gefahr, wenn wir neben der erstklassigen persönlichen Beratung nicht stets auch die zeitgemässe Informationstechnologie einsetzten würden. Als Versicherungsbroker müssen wir die administrativen Aufgaben und die Arbeitsabläufe zwischen Broker, Kunde und Versicherungen mit der jeweils modernsten digitalen Technologie möglichst effizient standardisiert und automatisiert abwickeln.
Was sind Ihre jüngsten Anstrengungen, um dieses informationstechnologische Ziel zu erreichen?
Urs Thalmann: Wir haben uns entschieden, bei der Brokersoftware vom bisherigen System «winVS office» auf «winVS next» zu wechseln. Derzeit stehen wir in der Vorbereitungsphase des Wechsels. Die definitive Umstellung soll in rund einem halben Jahr vollzogen werden.
Was waren die hauptsächlichen Beweggründe für diesen Wechsel?
Urs Thalmann: Wir erfüllen mit diesem Wechsel den Grundsatz, im Dienste der Kunden die modernste Brokersoftware einzusetzen. Bedeutende Schritte nach vorne sind namentlich das eingebaute fortschrittliche Customer-Relationship-Management mit der digitalen Erfassung der spezifischen Kundenbedürfnisse sowie die durchgängige Automatisierung und Optimierung der Arbeitsabläufe. Dazu kommen die Anbindung an die anspruchsvollen Microsoft-Lösungen und generell die bestmögliche Unterstützung unserer Qualitätsbestrebungen.
Was unternehmen Sie bis zum Vollzug des Wechsels?
Urs Thalmann: Zuerst werden die bestehenden Datenbanken analysiert und die Daten bereinigt. Dann werden die von der neuen Software zu automatisierenden Arbeitsabläufe definiert und abgebildet. Wenn die gesamte Software unternehmensspezifisch einsatzbereit ist, erfolgen bis zur endgültigen Umstellung Testläufe und damit verbundene Optimierungen. All das geschieht in enger Zusammenarbeit mit dem Software-Lieferanten.
Wie sind die Mitarbeitenden in diese Vorbereitungsphase eingebunden?
Urs Thalmann: Intensive Nutzerinnen und Nutzer unserer Informationstechnologie werden in der Vorbereitungsphase speziell geschult und bei den Testläufen eingesetzt. Damit ist sichergestellt, dass die Bedürfnisse der Mitarbeitenden frühzeitig berücksichtig werden. Die ausgewählten «Poweruser» werden dann nach der definitiven Einführung der neuen Software ihre Kolleginnen und Kollegen unterstützen und ihre Fragen beantworten. Natürlich müssen vor der Umstellung alle Mitarbeitenden genügend vorbereitet werden.
Was sind die Knackpunkte bei Ihrem Umstellungsprozess?
Urs Thalmann: Wir verfügen bisher über drei Datenbanken aus zwei Brokersoftwareprodukten. Das alles muss sauber zusammengeführt werden. Ein weiterer Knackpunkt besteht aus der Abbildung und Harmonisierung der Arbeitsabläufe, die zu automatisieren sind. Sehr wichtig sind überdies die Schulung und der Einsatz der ausgewählten «Poweruser» sowie die Schulung und Vorbereitung der übrigen Mitarbeitenden. Dabei geht es namentlich darum, die Akzeptanz der neuen Software sowie das Tagesgeschäft während der ganzen Umstellung möglichst reibungslos sicherzustellen.
Ob Kundenzufriedenheit, Kostenersparnis oder neue Vertriebsimpulse: Viele Versicherungsbroker erhoffen sich durch die Einführung oder Optimierung von Kundenportalen Vorteile. Bei genauer Betrachtung zeigt sich, dass die meisten Vorhaben darin jedoch scheitern. Die internationale Business- und IT-Beratung Q_PERIOR mit Standorten in acht Ländern, darunter Bern und Zürich in der Schweiz, zeigt den Versicherungsbrokern fünf kritische Erfolgsfaktoren auf, die über Top oder Flop ihres Kundenportals entscheiden.
1. Konkrete Zielsetzung
Der Frage „Was wollen wir mit einem Kundenportal erreichen?“ bleiben viele Kundenportalprojekte von Versicherungsbrokern eine Antwort schuldig. Begründet wird die Umsetzung vielmehr mit einer Art Selbstzweck, etwa der Angst, den Anschluss in der Digitalisierung zu verlieren. Ohne Ziele, kein messbarer Erfolg: Eine qualitativ hochwertige Vorstudie, die die Ziele festlegt, ist daher unabdingbar.
2. Fachlicher und methodischer Rahmen
Fachseitig sollten relevante Zieldimensionen wie Kundenzufriedenheit oder Ertragssteigerungen sowie ein realistischer Business Case mit messbaren Erfolgskenngrössen festgelegt werden. Mit Hilfe der Erfolgskenngrössen lassen sich alle Entscheidungen bei der Entwicklung des Kundenportals kritisch bewerten, sodass der Kundennutzen und die Interessen des Unternehmens im Laufe des Projekts stets die notwendige Aufmerksamkeit haben. Bei der Festlegung eines methodischen Rahmens sind grundlegende Prinzipien des Anforderungs- und Prozessmanagements zu beachten. Dazu zählt etwa der Grundsatz, zuerst den Prozess und danach die informationstechnologische Unterstützung zu definieren. Auch ein festgelegter Softwareentwicklungsprozess sowie das Erkennen und das Implementieren der notwendigen Veränderungen sind wesentlich für den Erfolg jedes Kundenportalvorhabens.
3. Kundenmehrwert
Ist das fachliche und methodische Fundament gelegt, steht und fällt jedes Kundenportalprojekt mit der Nutzung der angebotenen Services durch den Kunden. Da im Self-Service-Portal manuelle Tätigkeiten vom Versicherungsbroker in Richtung Kunde verlagert werden, muss für den Kunden ein spürbarer Mehrwert bestehen. Von der zentralen Bündelung und Ablage aller relevanten Informationen, über exklusive Onlineangebote bis hin zu kurzfristigen On-Demand-Produkten wie etwa Tagesskiversicherungen: Es gibt zahlreiche Optionen, Anreize zu schaffen.
4. Interaktionsfrequenz
Um die Ziele im Bereich der Kostenreduktion zu erreichen, müssen angebotene Services in einer gewissen Frequenz von Kunden genutzt werden. Es empfiehlt sich daher, die Häufigkeit der Nutzung – gemessen oder geschätzt – in einem Ranking gegenüberzustellen. So lässt sich eine Entscheidung treffen, welche Kundeninteraktionen im Portal forciert und welche eher über eine qualifizierte Beratung durch die Aussendienstorganisation abgedeckt werden sollten.
5. Produkt- und Prozessintegration
Grundsätzlich sollten Versicherungsbroker Produkte mit geringen Kaufhürden im Kundenportal anbieten. Wichtig ist dabei, dass die Produkte in den Serviceprozess integriert sind, um umfangreiche Dateneingaben durch den Kunden zu vermeiden. Zudem sollten die angebotenen Produkte unbedingt inhaltlich sowie zeitlich relevant sein. Erfasst ein Kunde etwa den Kilometerstand seines Fahrzeugs online, wird er Angebote rund um das Auto als nachvollziehbar empfinden. Offerten für eine Tierhaftpflicht würden ihn hingegen eher abschrecken.
„Über alle Erfolgsfaktoren hinweg ist es entscheidend, bei der Umsetzung die Perspektive der Kunden einzunehmen“, erklärt Alexander Horn, Principal Consultant bei Q_PERIOR (Bild) abschliessend. „Nur so gelingt es Versicherungsbrokern mit ihren Portalen ein relevantes Angebot zu bieten und sich im digitalen Wettbewerb erfolgreich zu positionieren.“
Ein mutiger Entscheid vor rund zehn Jahren
Die winVS software AG hat vor rund zehn Jahren den mutigen Entscheid gefasst, die damals erfolgreiche Brokersoftware «winVS office» auf der Grundlage der wegweisenden «Microsoft Dynamics CRM»-Plattform auf den neusten Stand der Technologie zu bringen. Die Software wurde unter dem Namen «winVS next» von Grund auf neu geschrieben. Ziel war es, den Versicherungsbrokern die sich abzeichnende Digitalisierung und Automatisierung aller Geschäftsprozesse reibungslos zu ermöglichen. In all den Jahren ist die Brokersoftware «winVS next» weiter stets vervollkommnt und auf dem jeweils neusten Stand der Technologie gehalten worden. Die Nutzer von «winVS next» sind daher bestens gerüstet, bei der von der Interessengemeinschaft IG B2B for Insurers + Brokers angestrebten umfassenden Digitalisierung des Versicherungsbrokergeschäfts an der Spitze mitzumachen.
Belohnung für die stetigen Innovationsanstrengungen der winVS software AG
Am BrokerConvent 2018 vom 31. Oktober 2018 in der BERNEXPO wurden zum ersten Mal die IG B2B-Awards vergeben. Die Mitglieder der IG B2B stimmten darüber ab, welche Unternehmen die grössten Schritte bei der Umsetzung der Kernprozesse gemacht haben. Grundlage hierfür bildeten Projektbeschreibungen von Mitgliedern, die die Absichtserklärung zur BrokerInitiative 2018 unterzeichnet haben. Als Belohnung für die stetigen Innovationsanstrengungen im Sinne der Brokerinitiative 2018 ist die winVS software AG für ihre Brokersoftware «winVS next» in der Kategorie «Brokersoftwarehersteller» mit dem «IG B2B-Award 2018» ausgezeichnet worden.
Zusammenarbeit Broker, Versicherer und Softwarehersteller
Der BrokerConvent 2018 mit rund 300 Teilnehmerinnen und Teilnehmern stand unter dem Motto «Die Digitalisierung treibt den Markt». Michael John, Präsident der der Interessengemeinschaft IG B2B for Insurers + Brokers, unterstreicht, dass der BrokerConvent hervorragend aufzeige, wie Broker, Versicherer und Softwarehersteller gemeinsam den Markt weiterentwickeln und Impulse setzen. Am Convent wird namentlich hervorgehoben, wie sich die IG B2B zu einer zukunftsweisenden digitalen Plattform entwickelt, die mit Amazon, Uber oder Apple technologisch vergleichbar ist. Des Weiteren wird über die Fortschritte der Brokerinitiative 2018 berichtet. Bis im Herbst 2020 sollen Broker und Versicherer mittels der IG B2B-Kernprozesse komplett digitalisiert zusammenarbeiten können. Als Vision wird überdies eine Studie zum Thema «Blockchain im Ökosystem der IG B2B» vorgestellt. Ergebnis der Studie: Die IG B2B und ihr Ökosystem eignen sich hervorragend für Blockchain-Anwendungen, da viele Grundlagen bereits vorhanden sind.
CustomerRelationshipManagement CRM ist der systematische Ansatz zur Planung, Steuerung und Durchführung aller Prozesse mit bestehenden und potenziellen Kunden. Die Brokersoftware winVS next ermöglicht es, Standardprozesse in den Kundenbeziehungen zu definieren und zu automatisieren. Angestrebt wird damit namentlich auch die optimale Kundenbindung: Die Gewinnung von Neukunden ist bis zu fünfmal teurer als die Ausnutzung des Potenzials bestehender Kunden.
Kunde steht im Mittelpunkt
Beim CustomerRelationshipManagement CRM steht der potenzielle und namentlich der bereits bestehende Kunde im Mittelpunkt. Es wird konsequent angestrebt, mit jedem Kunden eine langfristige Kundenbindung aufzubauen. Das System soll laufend erkennen, welche Kunden besonders profitabel sind und welche Kunden beispielsweise gerade jetzt eine Zusatzberatung benötigen könnten.
winVS next beruht auf «Microsoft Dynamics CRM»
Die Brokersoftware winVS next ermöglicht es, das CustomerRelationshipManagement CRM des Versicherungsbrokers aufgrund der individuellen Bedürfnisse massgeschneidert zu automatisieren. Genutzt wird dabei die bewährte CRM-Lösung «Microsoft Dynamics CRM», die nahtlos mit Microsoft Office und damit Word, Outlook, Excel, PowerPoint und Access zusammenarbeitet. Die CRM-Funktionen stehen im Webbrowser oder direkt und vollintegriert in der Outlook-Umgebung bereit.
Standardprozesse definieren
Jeder Versicherungsbroker, jedes Unternehmen ist anders. Am Anfang des erfolgversprechenden CustomerRelationshipManagement CRM gilt es deshalb, «seine» Standardprozesse im Bereich der Kundenbeziehungen zu definieren. Dazu zählen beispielsweise die Abläufe vom Lead bis zum Vertragsabschluss, die Erfassung aller Daten und Ereignisse mit jedem Kunden samt Kundenbewertungen, die gesamte Information und Kommunikation mit potenziellen und bestehenden Kunden sowie deren kundenbezogene Ergebnisse.
Standardprozesse automatisieren und damit Kosten senken und Effizienz gewinnen
Mit dem in der Brokersoftware winVS next enthaltenen CustomerRelationshipManagement CRM gelingt es, im Sinne eines integrierten Informationssystems sämtliche Kundenbearbeitungsprozesse zu automatisieren und damit effektiver und kostengünstiger zu machen. Die systematische Optimierung der Bearbeitungsprozesse, der Datenerfassung, der Datenauswertung und der Datenverteilung versetzt den Versicherungsbroker in die Lage, das wirklich auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittene Leistungspaket anzubieten sowie jeden einzelnen Kunden bestmöglich zu betreuen.
Zu Teil 1 der CRM Serie: Standardisierung als wichtiger Schritt zur Automation
Zu Teil 2 der CRM Serie: CustomerRelationshipManagement automatisieren
Microsoft Schweiz arbeitet derzeit daran, für die Schweizer Cloud-Dienste wie Azure, Office 365 samt OneDrive und Dynamics 365 schrittweise zwei Datacenter in den Regionen Zürich und Genf zu nutzen. Damit kann Microsoft bei seinen Cloud-Angeboten bald die gesamte Datenspeicherung in der Schweiz unter Einhaltung des Schweizer Rechts garantieren.
Beitrag zur digitalen Transformation der Schweiz
Marianne Janik, CEO von Microsoft Schweiz, sagt zur entstehenden Schweizer Cloud: «Wir wollen der erste globale Anbieter von Cloud-Diensten aus Schweizer Datacentern sein, der Unternehmen und Institutionen aller Grössenordnungen und Branchen ermöglicht, ihre Innovationen zu beschleunigen und ihre Produktivität zu steigern. Damit tragen wir zur digitalen Transformation bei, wie sie in unserem Bekenntnis zur Schweiz festgeschrieben ist».
Azure, Office 365 samt OneDrive und Dynamics 365
Die globalen Cloud-Dienste von Microsoft basieren auf den Prinzipien Sicherheit, Compliance, Datenschutz und Transparenz. Die Möglichkeit, Daten in den neuen Cloud-Regionen Zürich und Genf zu speichern, bietet eine weitere Kontrollebene und hilft Unternehmen und Institutionen, die regulatorischen Anforderungen der Schweiz zu erfüllen.
Die aus der Schweiz angebotenen Cloud-Dienste wie Microsoft Azure, Office 365 samt OneDrive und Dynamics 365 sind deshalb besonders interessant für Schweizer Unternehmen und Organisationen, die mit sensiblen Daten arbeiten. Dazu zählen beispielsweise der Finanz- und Versicherungssektor, der Gesundheitssektor oder die öffentliche Hand. Die sich im Aufbau befindlichen neuen Dienste aus der Schweiz bieten laut dem Microsoft-Pressedienst die gleich hohen Standards bezüglich Sicherheit, Service und Qualität, wie sie für alle Cloud-Dienste von Microsoft gelten.
winVS prüft die neuen Möglichkeiten der Schweizer Microsoft-Cloud
Weil Microsoft künftig die gesamte Datenspeicherung in der Schweiz unter Einhaltung des Schweizer Rechts garantiert, prüft winVS, wie namentlich der umfangreiche Cloud-Dienst Microsoft Azure für das winVS-Softwareangebot genutzt werden kann. Ein Einsatz kommt allerdings nur infrage, wenn Microsoft mit wettbewerbsgerechten Preisen auftritt.
Die Betriebswirtschaftslehre verlangt von zeitgemässen digitalisierten Führungsinstrumenten, dass sie die Geschäftsführung namentlich in den Bereichen Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung, in der Entwicklung und Umsetzung von Geschäftsplänen und Geschäftsreorganisationen sowie im Marketing und im Vertrieb unterstützen. Genügt die Brokersoftware «winVSnext» diesen Anforderungen?
Definition des Begriffs «Führungsinstrumente»
«Bei Führungsinstrumenten handelt es sich um Techniken und Mittel für Führungskräfte, um die Motivation sowie Leistung der Mitarbeitenden zu steigern. Die Instrumente sind zudem essenziell, um Verfahren wie auch Regeln zur betrieblichen Kommunikation festzulegen und Empfehlungen für die effiziente Arbeitsplanung geben zu können. Die Wahl des passenden Führungsinstruments ist zum einen abhängig von der Persönlichkeit der jeweiligen Führungskraft und zum anderen von der jeweiligen zu führenden Mitarbeitergruppe. Die Verwendung von Führungsinstrumenten soll die Führungskräfte entlasten und Zeit für die Bearbeitung der Hauptaufgaben schaffen. Aber auch die Mitarbeitenden sollen zum selbstständigen wie auch leistungsorientierten Arbeiten motiviert werden.»
Die Führungsinstrumente müssen zum Unternehmen und seiner Branche passen
Grosskonzerne brauchen andere Führungstechniken als kleinere Unternehmen. Das gleiche gilt für Banken, Industrieunternehmen, Arztpraxen oder Versicherungsbroker. Oder: Jedes Unternehmen muss die Führungsinstrumente wählen, die seiner Grösse und seiner Geschäftstätigkeit angepasst sind. Im derzeitigen Zeitalter der Digitalisierung und der raschen Marktveränderungen müssen die eingesetzten Führungsinstrumente die Geschäftsführung namentlich in der Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung, in der Entwicklung und Umsetzung von Geschäftsplänen und Geschäftsreorganisationen sowie im Marketing und im Vertrieb unterstützen.
Ein auf das Geschäft der Versicherungsbroker abgestimmtes Führungsinstrument
Die Software «winVSnext» ist für die Versicherungsbroker ein Führungsinstrument, das auf die Eigenheiten ihres Geschäfts und dessen digitalisierte Fortentwicklung ausgerichtet ist. Die Geschäftsprozesse in den Bereichen Policenmanagement, Schadenmanagement, Provisionen, Prämienversand und papierloser Kundenkontakt lassen sich damit automatisieren und individuell optimieren. Die mannigfaltigen Datenauswertungsmöglichkeiten beliefern die Geschäftsführung mit allen notwendigen Informationen, um den Geschäftsverlauf zu beurteilen und die Entscheide für erfolgversprechende Marketingaktionen oder notwendige Korrekturen an der Geschäftsausrichtung zu fassen.
Elektronische Newsletter sind trotz der heiss diskutierten Sozialen Medien der unbestrittene Renner des Online-Marketings. Das Schöne daran: Mit den im Internet zu findenden, einfach zu bedienenden Newsletter-Tools kann jedes Unternehmen und damit jeder Versicherungsbroker problemlos einen eigenen E-Newsletter kreieren. Es lohnt sich, rasch zu starten.
Elektronische Newsletter haben viele Vorteile
Im Blog «Die 16 besten Newsletter-Tools, um mit E-Mail Marketing durchzustarten» unterstreicht der Autor Robert Brandl die vielen Vorteile der elektronischen Newsletter:
Auf was technisch besonders zu achten ist
Weil die elektronische Newsletter-Produktion so einfach geworden ist, erhalten die Menschen heute entsprechend viele Angebote für solche Publikationen. Damit die Leserinnen und Leser nicht verärgert werden, sollten technisch namentlich zwei Dinge erfüllt sein: Erstens, der Newsletter ist mit einer Ein-Klick-Abmeldungsmöglichkeit jederzeit und sofort kündbar. Zweitens muss sich der Newsletter genau wie eine zeitgemässe Internetseite dem jeweiligen Endgerät wie Desktop, Smartphone oder Tablet in der Darstellung anpassen.
Einige bewährte Newsletter-Tools