Alle Unternehmen müssen in der Schweiz eine strenge gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Geschäftsunterlagen erfüllen. Die Vorschriften dafür sind im Obligationenrecht (OR) und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) festgelegt. Zu beachten ist angesichts der Digitalisierung namentlich der Grundsatz der jederzeit möglichen Nachprüfbarkeit.
«Im Zweifel aufbewahren»
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte sind grundsätzlich während zehn Jahren aufzubewahren. Die Geschäftskorrespondenz wie namentlich E-Mails dagegen muss grundsätzlich nur noch aufbewahrt werden, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs hat. Achtung: In der jüngsten Literatur wird dringlich darauf hingewiesen, den Grundsatz „Im Zweifel aufbewahren“ zu befolgen. Namentlich bei späteren Streitigkeiten können Korrespondenzen wie E-Mails, die a priori keinen Buchungsbelegcharakter haben, allenfalls umstrittene Zusammenhänge belegen und damit der Rechtsdurchsetzung dienen.
«Unveränderbar» oder «nachvollziehbare Veränderungsmöglichkeit»
Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger. Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind unveränderbare Informationsträger zulässig sowie veränderbare Informationsträger, wenn technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten.
In angemessener Frist einsehbar und verständlich
Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können. Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren, der Datenaustausch und die Infrastruktur wie Maschinen und Programme, die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können. Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen. Wichtig: Bei der Rechnungslegung muss der Grundsatz der Nachprüfbarkeit jederzeit gewährleistet sein.
Dokumente mit potenziell hohem Streitwert
Elektronische Newsletter sind trotz der heiss diskutierten Sozialen Medien der unbestrittene Renner des Online-Marketings. Das Schöne daran: Mit den im Internet zu findenden, einfach zu bedienenden Newsletter-Tools kann jedes Unternehmen und damit jeder Versicherungsbroker problemlos einen eigenen E-Newsletter kreieren. Es lohnt sich, rasch zu starten.
Elektronische Newsletter haben viele Vorteile
Im Blog «Die 16 besten Newsletter-Tools, um mit E-Mail Marketing durchzustarten» unterstreicht der Autor Robert Brandl die vielen Vorteile der elektronischen Newsletter:
Auf was technisch besonders zu achten ist
Weil die elektronische Newsletter-Produktion so einfach geworden ist, erhalten die Menschen heute entsprechend viele Angebote für solche Publikationen. Damit die Leserinnen und Leser nicht verärgert werden, sollten technisch namentlich zwei Dinge erfüllt sein: Erstens, der Newsletter ist mit einer Ein-Klick-Abmeldungsmöglichkeit jederzeit und sofort kündbar. Zweitens muss sich der Newsletter genau wie eine zeitgemässe Internetseite dem jeweiligen Endgerät wie Desktop, Smartphone oder Tablet in der Darstellung anpassen.
Einige bewährte Newsletter-Tools
Dr. Michael Ackermann, 59-jährig (Bild), hat ursprünglich Geschichte und Volkwirtschaft studiert und in Geschichte promoviert. Die Informationstechnologie hat er bei IBM zuerst als System Engineer und später mit dem Aufbau des Schweizer Outsourcing-Geschäfts im Client-Server-Bereich verinnerlicht. 2012 hat er zusammen mit zwei Partnern das Beratungsunternehmen Metagon AG in Zürich gegründet. Metagon begleitet Unternehmen bei der Auswahl von Business Software und IT-Outsourcing-Dienstleistungen. Im Gespräch mit den «winVS-E-News» unterstreicht Michael Ackermann, dass man sich wegen der Coronakrise nicht von der Durchführung wichtiger IT-Projekte abhalten lassen soll.
Herr Dr. Ackermann, was ist und was macht die Metagon AG?
Dr. Michael Ackermann: Metagon ist ein unabhängiges Beratungsunternehmen, das sich auf die Abstimmung der Informationstechnologie IT auf das jeweilige Geschäft von Unternehmen und Organisationen spezialisiert hat. Mit sieben Mitarbeitenden und im Eigentum der drei Gründungspartner legen wir als «Boutique» Wert darauf, jedem Kunden bei jedem spezifischen Thema eine massgeschneiderte Beratung zu liefern.
Was für Unternehmen werden beraten?
Dr. Michael Ackermann: Wir beraten Unternehmen aller Art, öffentliche Verwaltungen Nichtregierungsorganisationen und Verbände in der Evaluation und meist auch als Projektleiter in der Einführung ihrer IT-Infrastruktur und von anspruchsvollen Softwarelösungen. Typische Anwendungen sind dabei Enterprise-Resource-Planning ERP, Customer-Relationship-Management CRM, Enterprise-Content-Management-Systeme ECM, Dokumentenmanagementsysteme DMS oder Branchen-Kernsysteme wie beispielsweise solche für Versicherungsbroker.
Weshalb kommen Unternehmen zu Ihnen?
Dr. Michael Ackermann: Eine typische mittelständische IT-Organisation evaluiert und realisiert alle paar Jahre ein grösseres IT-Projekt, sei es für Software oder für Infrastruktur. Wir führen jährlich viele Evaluationen und Einführungsprojekte durch. Dadurch haben wir die Expertise, um sicherzustellen, dass unsere Kunden die Lösung bekommen, die sie brauchen, und zwar zu einem kompetitiven Preis.
Welcher Nutzen entspringt Ihrer Beratung?
Dr. Michael Ackermann: Die Marktchancen werden gesteigert, die Effizienz erhöht, die Projekte sicherer und schneller eingeführt, die Kosten gesenkt. Wir können fast immer belegen, dass wir durch kompetitive Ausschreibungen und konsequentes Verhandeln für unsere Kunden mehr herausgeholt haben, als unsere Beratung kostete. Die Projektbegleitung lohnt sich also nicht nur qualitativ, sondern auch finanziell.
Was hat die laufende Coronakrise für Auswirkungen auf die Metagon?
Dr. Michael Ackermann: Wie alle Unternehmen waren wir zu Beginn der ersten Welle unsicher, was die Auswirkungen sein würden. Wir haben dann rasch gesehen, dass wir geschäftlich praktisch unbehelligt bleiben werden. Da wir für die Zusammenarbeit von Anfang an auf Cloudlösungen gesetzt haben, mussten wir keine neuen Vorkehrungen treffen. Wir haben auch keine Kurzarbeit anmelden müssen, im Gegenteil: Wir haben unser Team mit zwei jungen Mitarbeitenden verstärkt.
Was hat die Coronakrise für Auswirkungen auf die Art der Ihnen anvertrauten IT-Projekte, auf den Zeitablauf der Projekte und den Projekterfolg?
Dr. Michael Ackermann: Das ist das eigentlich Verrückte: Die Coronakrise hat sich auf unser Geschäft praktisch nicht ausgewirkt. Auch unsere Befürchtung, dass wir weniger neue Aufträge erhalten würden, weil der Direktkontakt als Vertriebsweg wegfällt, hat sich nicht bewahrheitet. Die laufenden Projekte konnten wir bisher alle nach Plan erfolgreich abschliessen. Denn die Coronakrise zeigt: IT-Projekte lassen sich virtuell genauso effizient durchführen wie Projekte mit ständigen physischen Kontakten. Das ist eine grosse Überraschung für uns. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass man sich kennt und vertraut. Für das Aufsetzen eines neuen Projekts mit Mitarbeitenden, die sich noch nicht kennen, ist ein physisches Kennenlernen nach wie vor unabdingbar.
Auf was sollten Versicherungsbroker in dieser Zeit der Coronakrise bei geplanten IT-Projekten besonders achten?
Dr. Michael Ackermann: Es ist eine Tatsache: Die Gefahr von Missverständnissen bei virtuellen Meetings ist höher, weil man die Mimik und Gestik der Teilnehmenden auf dem Bildschirm weniger gut lesen kann. Deshalb gilt: Wenn etwas nicht ganz klar ist, ist eine klare Kommunikation mit entsprechenden Rückfragern in diesen Coronazeiten mit den vielen virtuellen Kontakten noch viel wichtiger als in normalen Zeiten. Kommt dazu: Alle Lösungen müssen zwingend so aufgesetzt werden, dass sie von den Mitarbeitenden jederzeit überall einfach und zuverlässig genutzt werden können.
Ihre Schlussbemerkungen an unsere Leserinnen und Leser?
Dr. Michael Ackermann: Passen Sie auf sich auf und lassen Sie sich nicht durch die besonderen Umstände der Coronakrise von der Durchführung wichtiger informationstechnologischer Projekte abhalten. Wenn Änderungen in der Informationstechnologie anstehen, dann macht es immer Sinn, die Sache mit einem erfahrenen Mitarbeitenden eines Beratungsunternehmen wie Metagon zu besprechen. Schon der Dialog kann helfen, ein Thema aus einem anderen Blickwinkel zu sehen. Solche Gespräche sind kostenlos und auch für uns sehr spannend.
QR-Code erleichtert Verarbeitung von PDF-Rechnungen
Die Bundesverwaltung ist bestrebt, den Anteil E-Rechnungen weiter zu erhöhen. Sie bietet ihren Lieferanten deshalb verschiedene Zustellmöglichkeiten für die Rechnungen an. Seit dem 1. Januar 2018 können E-Rechnungen auch ohne digitale Signatur verschickt werden. Dies vereinfacht die elektronische Rechnungsstellung für die Lieferanten erheblich. Ab sofort akzeptiert der Bund auch PDF-Rechnungen per E-Mail. Durch die ab 2019 geplante Ablösung des Einzahlungsscheins durch einen QR-Code auf dem Rechnungsdokument wird die automatische Weiterverarbeitung von Rechnungen im PDF-Format zusätzlich erleichtert.
Bund will pragmatischen Ansatz weiterführen
Im Vergleich zur Schweiz bestehen in den Nachbarländern der Schweiz strengere Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung. Der Bundesrat zieht aber ein positives Fazit zur Einführung der E-Rechnung in der Schweiz und möchte den partnerschaftlichen und pragmatischen Ansatz ohne Ausdehnung des Obligatoriums weiterführen.
Matthias Meier, 33-jährig (Bild), Bachelor der Fachhochschule St.Gallen und Master of Business Administration der Central Queensland University in Australien ist seit rund fünf Jahren in der Unternehmungsentwicklung der Insurance Brokers AG in Zürich tätig. Das ist in der Schweiz eine der führenden Beratungsfirmen für das Risiko-, Vorsorge- und Versicherungsmanagement von Unternehmen. Matthias Meier erläutert im Gespräch mit den winVS-E-News, welche Schlüsselrolle die informationstechnologische Infrastruktur im Versicherungsbrokergeschäft hat – und wie gross der Widerstand gegen die rasche Umsetzung des standardisierten elektronischen Datenaustauschs in der Branche immer noch ist. Lesen Sie seine Antworten auf zehn Fragen.
Matthias Meier, was macht die Funk Insurance Brokers AG? Matthias Meier: Die Funk Insurance Brokers AG ist in der Schweiz mit 80 Mitarbeitenden an den Standorten Basel, Bern, Luzern, St. Gallen und Zürich einer der führenden Versicherungsbroker für nationale und internationale Unternehmen. Diese werden im Risikomanagement, Vorsorgemanagement und Versicherungsmanagement umfassend und aus einer Hand beraten. Die Funk Insurance Brokers AG ist die Schweizer Organisation der 1879 gegründeten Funk Gruppe, Hamburg. Das in der fünften Generation geführte Familienunternehmen ist der grösste eigenständige Risikoberater und Versicherungsbroker im deutschsprachigen Raum. Mit dem eigenen internationalen Netzwerk "The Funk Alliance" ist Funk weltweit präsent und bietet den Unternehmen globale Lösungen an.
Welche Unternehmen sprechen Sie in der Schweiz besonders an? Matthias Meier: Wir sind stark vertreten bei Unternehmen der verarbeitenden Industrie, Bahnen, Wohn- und Pflegeheimen, Gemeinden sowie Dienstleistungsunternehmen aller Art. Dank des Wissenstransfers innerhalb der gesamten Funk Gruppe sind wir daran, in weiteren Wirtschaftszweigen vertieft Fuss zu fassen.
Welches sind derzeit die grössten Herausforderungen im Schweizer Versicherungsbrokermarkt? Matthias Meier: Der Schweizer Versicherungsbrokermarkt ist von einem intensiven Verdrängungswettbewerb gekennzeichnet, in welchem der Preis für die Brokerdienstleistungen die wichtigste Grösse ist. Während die Einnahmen durch den harten Preiskampf unter Druck sind, steigen gleichzeitig die Ausgaben aufgrund der steigenden Risikokomplexität und der steigenden Leistungsansprüche der Kunden. Der damit einhergehenden sinkenden Kundenrentabilität und dem Margendruck begegnen wir insbesondere mittels wirksamerer Prozesse. Dabei spielt die Informationstechnologie (IT) eine entscheidende Rolle.
Was sind in diesem Umfeld Ihre Stärken und was können Sie den Kunden Besonderes bieten? Matthias Meier: Statt sie zu verwalten, betreuen wir unsere Kunden aktiv mit Begeisterung, Kompetenz und Nähe. Dabei begleiten wir sie im Rahmen unserer Risikomanagementdienstleistungen auch bei Problemstellungen über das Versicherungswesen hinaus. Das erlaubt uns, die Kundenbedürfnisse gesamtheitlich zu verstehen und zielgerichtet zu befriedigen.
Welche Rolle spielt die informationstechnologische (IT) Infrastruktur? Matthias Meier: Eine gut funktionierende, verlässliche und sichere IT-Infrastruktur ist existenziell und spielt eine grosse Rolle in der täglichen Dienstleistungserbringung für die Kunden. Die Mitarbeitenden erwarten eine hohe Verfügbarkeit und einfache Werkzeuge, um ihre Kunden optimal, ortsunabhängig und schnell zu betreuen. Auf der anderen Seite erwarten die Kunden Flexibilität und praktikable Lösungen im Bereich der elektronischen Kommunikation und im digitalen Datenaustausch. Insbesondere die Datensicherheit ist wichtig und bedarf laufender Investitionen in die Hardware und die Software sowie in die Schulung der Mitarbeitenden. Ein umfassendes Monitoring bringt zusätzlich den Nutzen, proaktiv Probleme oder potenzielle Bedrohungslagen im Internet festzustellen und frühzeitig Massnahmen zu ergreifen.
Welche Versicherungsbroker-Softwarelösung nutzen Sie? Matthias Meier: Seit Herbst 2014 haben wir «winVS next» im Einsatz. Die Gründe für diesen Entscheid waren einerseits der Einsatz eines etablierten Customer-Relationship-Managements(CRM) für die konsequente Ausrichtung auf die Kunden sowie die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse. Zudem fehlten uns die Ressourcen, um Standardfunktionalitäten für das Brokergeschäft neu zu spezifizieren. Andererseits konzentrierten wir uns auf den Einsatz einer Standardsoftware vor allem im Hinblick auf die Risikominimierung der Wartbarkeit, der Abbildung von Dienstleistungsprozessen sowie der Anbindung an andere Systeme. Die Datenmigration aus der alten «winVS office»-Version hat dank intensiver Vorbereitung sehr gut funktioniert: Alle Daten und Dokumente standen nach der Migration auf «winVS next» zur Verfügung. Die komplett neue Benutzeroberfläche und die Vielzahl neuer Funktionalitäten beanspruchten eine gewisse Angewöhnungszeit. Die zahlreichen Möglichkeiten, Daten zu bearbeiten, zu exportieren oder sichtbar zu machen, verhalfen jedoch zur raschen Akzeptanz. Besonders hervorzuheben sind die Echtzeitdarstellungen von Kundeninformationen, die Individualisierbarkeit von Kundenansichten, die Abbildung von Dienstleistungsprozessen, die detaillierten Auswertungsmöglichkeiten und die nahtlose Integration von Microsoft Outlook. Wir können uns derzeit keine andere Branchensoftware vorstellen.
Wie beeinflusst die fortschreitende Digitalisierung das Versicherungsbrokergeschäft? Matthias Meier: Im Kleinkundengeschäft drängen laufend neue Onlinebroker wie Knip oder FinanceFox auf den Markt, die das klassische Brokergeschäft rein digital abwickeln wollen. Dies kann für kleinere Unternehmen mit digitalaffinen Entscheidungsträgern und dem Bedürfnis nach einem einfachen Versicherungsschutz interessant sein. Diese Entwicklung ist gut und belebt die Versicherungsbranche im digitalen Bereich. Dass individuelle und komplexe Versicherungslösungen sowie internationale Versicherungsdeckungen mit hohem Koordinationsaufwand rein digital abgewickelt werden können, erwarten wir in den nächsten fünf bis zehn Jahren nicht. Hier ist die individuelle und persönliche Beratung und Begleitung nach wie vor unablässig.
Wie steht es mit dem standardisierten digitalen Datenaustausch zwischen Brokern und Versicherern? Matthias Meier: Die «Interessengemeinschaft Business-to-Business IG B2B for Insurers + Brokers» strebt seit Jahren an, den elektronischen Datenaustausch zwischen Brokern und Versicherern zu standardisieren. Obwohl die technische Umsetzung bereits heute möglich ist, scheitert die rasche Umsetzung vermutlich an der Unwilligkeit oder am fehlenden Wettbewerbsdruck der Versicherer, sich im Plenum auf einen Standard zu einigen und die Digitalisierung im Datenaustausch ernsthaft voranzutreiben. Sollten die gesteckten Ziele der IG B2B in ferner Zukunft dennoch erreicht werden, wird sich dies enorm auf unser Geschäft auswirken. Aufwändige Verwaltungsarbeiten würden wegfallen und die Kundenbetreuung würde verstärkt ins Zentrum rücken. Als weiterer Punkt wird die richtige und umfassende Auswertung eigener und externer Kundeninformationen, die Business Intelligence, ein tragender Bestandteil sein. Nicht nur lässt sich das Kundenverhalten damit besser beurteilen, sondern es können auch neue Produkte abgeleitet oder die immer stärker geforderte Transparenz besser bewerkstelligt werden.
Was raten Sie andern Versicherungsbrokern hinsichtlich des Einsatzes der modernen Informationstechnologie? Matthias Meier: Je nach Unternehmensgrösse und Ressourcenknappheit ist das IT-Outsourcing ein möglicher Schritt, um sich voll auf die Kernkompetenz des Versicherungsbrokers zu konzentrieren: die Kundenbetreuung. Auf jeden Fall braucht es klare Regeln und Weisungen im Umgang mit neuen Devices wie dem Smartphone oder dem Tablet und auch mit der restlichen IT-Infrastruktur. Nur so lassen sich der Datenmissbrauch oder Sicherheitslöcher soweit wie möglich vermeiden. Im Falle der Einführung einer neuen Versicherungsbroker-Software sollten die wichtigsten Dienstleistungsprozesse des Unternehmens skizziert und im System abgebildet werden.
Ihr abschliessender Ratschlag an unsere Leserinnen und Leser? Matthias Meier: Alles braucht Zeit und Ressourcen. Deshalb gilt es, sich stets auf das Wesentliche zu konzentrieren. Kleine erfolgreich umgesetzte IT-Schritte führen meist zu mehr als grosse IT-Pläne, die dann allenfalls scheitern. Zumal jeder erfolgreich abgeschlossene IT-Schritt dazu ermutigt, einen weiteren Schritt in Angriff zu nehmen. Im Hinblick auf die Einführung einer neuen Versicherungsbroker-Software oder eines IT-Outsourcings müssen für die Planung genügend Zeitreserven eingebaut werden. Eine oder besser mehrere Personen müssen sich eingehend mit dem neuen System auseinandersetzen, damit im Supportfall rasch geholfen werden kann.
Der Bundesrat hat im Rahmen der E-Government-Strategie beschlossen, die Lieferanten der Bundesverwaltung zur Einreichung von elektronischen Rechnungen zu verpflichten, sofern der Vertragswert 5‘000 Franken übersteigt. Diese Verpflichtung ist auf den 1. Januar 2016 in Kraft getreten.
Es winken grosse Effizienzgewinne
Die elektronische Rechnung ermöglicht einen schnellen, papierlosen Austausch von Rechnungen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger. Alle Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung sind schon seit 2012 in der Lage, eingehende E Rechnungen zu verarbeiten. Um die damit verbundenen grossen Effizienzgewinne zu realisieren, verpflichtet der Bundesrat die Lieferanten der Bundesverwaltung seit dem 1. Januar 2016, ab einem Vertragswert von 5‘000 Franken E-Rechnungen zu stellen. Mit dieser Regelung wird das Anliegen der Klein- und Mittelunternehmen KMU berücksichtigt, Kleinbeschaffungen von der Verpflichtung auszunehmen. Die Bundesverwaltung unterstützt ihre Lieferanten in der laufenden Einführungsphase nach Kräften. Unter dem Link werden alle möglichen Fragen kompetent und gut verständlich beantwortet.
E-Rechnung noch zu wenig genutzt
Eine Umfeldanalyse zeigt, dass die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für den Austausch von E Rechnungen im Markt seit einiger Zeit erfüllt sind. Bei Cloud-Computing-Lösungen zum Beispiel wird die E-Rechnung automatisch unterstützt, wenn eine Buchhaltungssoftware mit integrierter E-Rechnung eingesetzt wird. Laut dem Bundesrat hapert es in der Schweiz jedoch immer noch mit der Nutzung der E-Rechnung: Beim Bund zum Beispiel wurde vor 2016 der überwiegende Teil der jährlich rund 700‘000 eingehenden Rechnungen als Papierrechnung übermittelt und musste deshalb zuerst gescannt und digitalisiert werden. Der Anteil der papierlos eingehenden E Rechnungen betrug damals lediglich rund 14 Prozent.
Bund will Vorreiter sein
Die Bundesverwaltung ist jetzt mit ihrer breit aufgestellten E-Rechnungs-Initiative bestrebt, diesen Anteil konsequent zu steigern. Mit der Verpflichtung der Lieferanten des Bundes zur E-Rechnung soll die Verbreitung der E Rechnung in der ganzen Schweizer Wirtschaft beschleunigt werden. In vielen europäischen Ländern sind die Lieferanten der öffentlichen Verwaltung schon seit einiger Zeit zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet oder entsprechende Anstrengungen sind im Gange.