Alle Unternehmen müssen in der Schweiz eine strenge gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Geschäftsunterlagen erfüllen. Die Vorschriften dafür sind im Obligationenrecht (OR) und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) festgelegt. Zu beachten ist angesichts der Digitalisierung namentlich der Grundsatz der jederzeit möglichen Nachprüfbarkeit.
«Im Zweifel aufbewahren»
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte sind grundsätzlich während zehn Jahren aufzubewahren. Die Geschäftskorrespondenz wie namentlich E-Mails dagegen muss grundsätzlich nur noch aufbewahrt werden, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs hat. Achtung: In der jüngsten Literatur wird dringlich darauf hingewiesen, den Grundsatz „Im Zweifel aufbewahren“ zu befolgen. Namentlich bei späteren Streitigkeiten können Korrespondenzen wie E-Mails, die a priori keinen Buchungsbelegcharakter haben, allenfalls umstrittene Zusammenhänge belegen und damit der Rechtsdurchsetzung dienen.
«Unveränderbar» oder «nachvollziehbare Veränderungsmöglichkeit»
Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger. Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind unveränderbare Informationsträger zulässig sowie veränderbare Informationsträger, wenn technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten.
In angemessener Frist einsehbar und verständlich
Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können. Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren, der Datenaustausch und die Infrastruktur wie Maschinen und Programme, die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können. Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen. Wichtig: Bei der Rechnungslegung muss der Grundsatz der Nachprüfbarkeit jederzeit gewährleistet sein.
Dokumente mit potenziell hohem Streitwert
Michael John, wie geht es der IG B2B for Insurers and Brokers?
Michael John: Sehr gut. Der Verein hat sich in den letzten Jahren positiv entwickelt und mit der BrokerInitiative 2018 haben wir einen wichtigen Meilenstein erreicht: die flächendeckende Digitalisierung der wichtigsten Prozesse im Brokermarkt.
Von was sind die Versicherungsbroker neben der Digitalisierung derzeit am meisten herausgefordert?
Michael John: Die Versicherungswelt verändert sich rasant. Dies ist eine grosse Herausforderung für alle Broker. Diese Veränderungen bieten aber enorme Chancen, die Kunden noch umfassender zu betreuen und sich besser in das Kerngeschäft der Kunden zu integrieren. Viele heute zeitintensive Aufgaben wie die Portefeuilleadministration oder die Offertausschreibungen werden mehr und mehr von Maschinen übernommen. Die Wertschöpfung muss also künftig hauptsächlich in anderen Bereichen erfolgen. Broker werden in Zukunft viel mehr zu Beratern in Fragen rund um das Thema Risiko. Die heute vorherrschende Art der Versicherungsberatung wird nur noch ein Aspekt der künftigen Brokertätigkeit sein.
Weshalb läuft die Digitalisierung so harzig?
Michael John: Die Digitalisierung ist abhängig von verschiedenen Rahmenbedingungen, welche nicht von einem Tag auf den anderen geschaffen werden können. Es braucht namentlich drei Voraussetzungen: Erstens: Die Versicherer müssen ihre Daten dem Markt digital zur Verfügung stellen können. Zweitens: Die Brokersoftwarehersteller müssen ihre Software fit machen für die automatisierte Prozessabwicklung. Drittens: Die Broker müssen ihre internen Prozesse und Dienstleistungen anpassen und sich mit den entsprechenden Technologien ausrüsten. Dies alles braucht seine Zeit. Nur schon die Projektplanungszyklen sowie die Projektumsetzungszyklen bei Versicherern und Brokersoftwareherstellern dauern teilweise Jahre. Wir sind froh, dass sich nun alle Marktteilnehmer im Zuge der BrokerInitiative 2018 vorwärtsbewegen. Wer sich rechtzeitig mit all den Themen rund um die Digitalisierung auseinandersetzt, hat genügend Zeit, sich für die Zukunft fit zu machen.
Was bringt denn die BrokerInitiative 2018 im Besonderen?
Michael John: Die IG B2B strebt an, mit der BrokerInitiative 2018 die Umsetzung der Digitalisierungsprojekte im Markt aufeinander abzustimmen, damit die Marktteilnehmer möglichst bald von den Vorteilen der automatisierten Zusammenarbeit profitieren können. Allerdings braucht das seine Zeit: Bis auch der letzte Versicherer digital mit den Brokern zusammenarbeiten kann, werden sicher noch ein paar Jahre vergehen. Wir sind allerdings dankbar, dass die grossen Versicherer im Unternehmensgeschäft die Digitalisierung der Kernprozesse nun umsetzen. Sie schaffen damit eine gute Grundlage für die Entwicklung von innovativen Lösungen.
Welches sind die Spezifikationen des mit der BrokerInitiative 2018 verbundenen DXP(Data Exchange Proxy)-Service: Was müssen die einzelnen Broker tun, damit das bei ihnen läuft?
Michael John: Es braucht zwei Dinge, um als Broker digital arbeiten zu können: Erstens: Eine Brokersoftware, die an den DXP(Data Exchange Proxy)-Service der IG B2B angeschlossen und somit in der Lage ist, die digitalen Kernprozesse zu verarbeiten. Zweitens: Bereit sein, die zehn Kernprozesse Kommunikation und Information, Vertragserstellung, Provisionierung, Mandatswesen, Schaden, Offerten, Rechnungen und Mahnungen, Schadenrendement, Vertragsverwaltung sowie Vertragsregulierung an die neuen digitalen Möglichkeiten anzupassen. Das ist in vielen Unternehmen ein längerfristiger Prozess. Aus diesem Grund lohnt es sich für jeden Broker, möglichst früh einzusteigen, um ein entsprechendes Technologieverständnis aufzubauen und entsprechende Opportunitäten für das eigene Geschäft durch die Digitalisierung rechtzeitig zu erkennen. Sicher ist: In den nächsten Jahren werden digitale Lösungen entstehen, die ein grosses Potenzial haben.
Eine ganz andere Frage im Zusammenhang mit der Digitalisierung: Wie beurteilen Sie die Zukunftschancen von digitalen Versicherungsmarktplätzen wie Simpego, wefox, anivo?
Michael John: Ich denke, einige der digitalen Versicherungsmarktplätze werden sich einen Platz in der Versicherungslandschaft erobern. Generell gehe ich davon aus, dass es in den nächsten Jahren durch die Spezialisierung zu einer viel grösseren Bandbreite von Geschäftsmodellen kommen wird. Im künftigen Versicherungsökosystem werden sich die Anbieter vielfach nur noch auf wenige Kernkompetenzen konzentrieren. Durch die digitale Verknüpfung dieser Lösungen werden die Angebote für den Kunden massgeschneidert und auf qualitativ sehr hohem Niveau in den Markt gestellt werden können. Gleichzeitig lässt sich durch diese Spezialisierung auch die eigene Wertschöpfung verbessern.
Was macht die IG B2B in diesem Bereich?
Michael John: Die IG B2B baut bereits an Plattformen, über die sich Broker, Versicherer und Dienstleister miteinander verknüpfen. Gemeinsam werden damit für sich selbst, aber vor allem auch für die Kunden Mehrwerte geschaffen.
Ist die Digitalisierung des Brokergeschäfts irreversibel?
Michael John: Ja, es ist nicht mehr die Frage, ob das Brokergeschäft digitalisiert werden wird oder nicht. Es geht nur noch darum, in welcher Zeit dies geschieht. Ich sehe für die aktuellen Marktteilnehmer enorme Chancen in dieser unaufhaltsamen Entwicklung. Es ist daher für alle ein Muss, sich mit diesen Themen zu beschäftigen, auch wenn dies zu Beginn schwierig erscheinen mag. Wer schlussendlich durch das «Tal der Tränen» gegangen ist, wird bereit sein, um in der neuen digitalisierten Welt eine reiche Ernte einfahren zu können.
Was gibt es den Versicherungsbrokern vom Präsidenten der IG B2B sonst noch Dringendes zu sagen?
Die zentrale Aufgabe der IG B2B besteht darin, in der neuen digitalisierten Welt eine Heimat zu schaffen für grosse, mittlere und kleine Broker und gleichzeitig die partnerschaftliche, digitale Zusammenarbeit mit den Versicherern sicherzustellen. Unterstützen Sie uns, indem Sie mit den neuen Technologien zu arbeiten beginnen und Ihre Absichten zur Digitalisierung im Rahmen der BrokerInitiative 2018 öffentlich machen. Wenn es noch nicht geschehen ist: Registrieren Sie sich für die BrokerInitiative. Herzlichen Dank.
Eine gute Nachricht: Versicherungsbroker, die sich gezielt mit der Digitalisierung auseinandersetzen und entsprechend handeln, stärken ihre Marktstellung. Und: Auch im digitalen Markt beruht die Beratung auf der persönlichen Kommunikation. Diese muss dem Kunden allerdings mittels personifizierter Angebote spürbaren Mehrwert bringen.
Die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten
Die Musikindustrie zum Beispiel, aber auch die Medien und sogar die Banken haben einen guten Teil der Digitalisierung ihres Geschäfts bereits über die Runden gebracht – und sich entsprechend angepasst. Laut einem übereinstimmenden Befund hinkt die Versicherungswirtschaft den bereits stark digitalisierten Branchen nach wie vor etwas hinterher. Doch die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten. Alle Akteure auf der Anbieterseite und damit auch die Versicherungsbroker müssen entsprechend handeln.
Was bedeutet Digitalisierung beim Versicherungsbroker?
Beim Versicherungsbroker bedeutet die Digitalisierung zuallererst, die Prozesse und Arbeitsschritte im Backoffice und im Verkehr mit den Kunden soweit wie möglich zu automatisieren. Dazu zählt auch, den Routineverkehr mit den Kunden über eine Plattform sowie geeignete Smartphoneapplikationen virtuell abzuwickeln. Die weitgehende Digitalisierung des Geschäfts erlaubt sodann, eine Vielzahl von Daten zu erfassen und gezielt auszuwerten. Das ermöglich es, den Kunden personalisierte Empfehlungen zu machen. All das lässt sich mit einer geeigneten Versicherungsbrokersoftware, die laufend fortentwickelt wird, sowie offenen «InsuTech»(InsuranceTechnology)-Applikationen umsetzen.
Bedürfnisse der Kunden decken
Die rasch fortschreitende Digitalisierung des Versicherungsbrokergeschäfts bedingt, auf die mit der Digitalisierung einhergehende Veränderung der Kundenbedürfnisse einzugehen. Dazu zählt beispielsweise, alle Standarddienstleistungen digital anzubieten und einfach und schnell auszuführen. Überdies ist das gesamte Angebot so anzupassen, dass es den Gepflogenheiten der wachsenden Kundengruppe der «Digital Natives» voll entspricht. Die wollen keinen Papierkrieg mehr!
Persönliche Beratung bleibt ein Muss
Auch wenn ein Versicherungsbroker im Bereich der Digitalisierung alle Hausaufgaben gemacht hat, bleibt mehr denn je eine wichtige «ausserdigitale» Aufgabe: Den Kunden persönlich so beraten, dass für ihn möglichst viel Mehrwert entsteht. Das gelingt jetzt viel besser als in der Zeit vor der Digitalisierung. Denn – erstens – hat jeder Berater mehr Zeit für die effektive Beratung, weil ja alle Standardprozesse automatisiert sind. Und – zweitens – erlaubt die Auswertung der vielen digital erfassten Daten, jedem Kunden zu seinem persönlich wirklich optimalen Versicherungsportfolio zu verhelfen.
In der Schweiz öffnet sich eine Schere zwischen erfolgreichen und weniger erfolgreichen Unternehmen. Dabei setzen die Top-Performer deutlich stärker auf die Digitalisierung als Unternehmen mit schlechter Geschäftslage und negativen Geschäftsaussichten. Das ist das Ergebnis einer Umfrage des Beratungsunternehmens Ernst & Young bei 700 Schweizer Unternehmen.
Digitalisierung im Vormarsch
Gemäss der Ernst & Young-Studie hat sich die Bedeutung von digitalen Technologien im Vergleich zum Vorjahr stark erhöht. Weit über die Hälfte der befragten Unternehmen setzt bereits auf digitale Technologien: 60 Prozent messen diesen eine mittlere bis grosse Bedeutung zu - im Vorjahr lag der Anteil noch bei 45 Prozent. Allerdings setzen gutgehende Unternehmen deutlich stärker auf die Digitalisierung als solche mit schlechter Geschäftslage und negativen Geschäftsaussichten: Für 62 Prozent der Erfolgreichen spielt sie eine sehr grosse oder eine mittelgrosse Rolle. Bei den weniger erfolgreichen Unternehmen sagen dagegen nur 30 Prozent, dass digitale Technologien für ihr Geschäftsmodell elementar sind.
«Viele werden den Anschluss verlieren»
Über zwei Drittel der Befragten sehen keine grundsätzlichen Hindernisse, um in digitale Technologien zu investieren. 15 Prozent, mehr als doppelt so viele wie im letzten Jahr, haben allerdings zu wenig Geld, neun Prozent fehlt es an qualifizierten Mitarbeitenden und acht Prozent haben zu wenig Know-how. «Viele mittelständische Unternehmen stehen am Scheideweg», lautet der Befund von Marcel Stalder, CEO von Ernst & Young Schweiz: «Ein Teil der Unternehmen passt sich flexibel an die neuen Entwicklungen an. Diese schaffen es, durch innovative Produkte und Dienstleistungen ihr Geschäftsmodell weiterzuentwickeln. Andere werden jedoch den Anschluss verlieren: Sie investieren nicht genug in die Umstellung auf digitale Technologien, suchen zu wenig spezifisch nach geeigneten Mitarbeitenden oder vernachlässigen die Kulturentwicklung.
Digitale Zweiklassengesellschaft in Sicht
Es droht der Schweizerwirtschaft mithin eine digitale Zweiklassengesellschaft. Dies, obwohl die meisten Unternehmen wissen, dass sie sich der Digitalisierung stellen müssen: Der Anteil der Unternehmen, die diesem Megatrend offen gegenübersteht, ist auf 83 Prozent gestiegen. Nur noch 17 Prozent (im Vorjahr 36 Prozent) geben an, dass die Bedeutung digitaler Technologien für ihr Geschäftsmodell in den kommenden fünf Jahren nicht steigen wird. Die Digitalisierung im täglichen Geschäft umzusetzen, ist aber für viele Unternehmen noch schwierig. Für Martin Ceccon, Ernst & Young Digital Strategy Leader Schweiz, steht fest: «Viele Unternehmen werden gravierende Umwälzungen erleben. Sie brauchen eine agile Strategie für die Digitalisierung, innovative Produkte, Serviceleistungen und neue Geschäftsmodelle. Sofern die Führung die Digitalisierung als Chance begreift und fördert, ergeben sich neue spannende Wachstumsmöglichkeiten. Wer zu lange an einem veralteten Geschäftsmodell festhält, wird dagegen zu den Verlierern gehören.»
Kleinere Unternehmen sollen für Digitalisierung offen sein
Martin Ceccon ruft namentlich auch die kleineren Unternehmen auf, offen für die Digitalisierung zu sein. Sie sollen sich neue Fähigkeiten und Kenntnisse aneignen und in entsprechende Technologien investieren, denn sonst droht eine gefährliche Abwärtsspirale. «Auch kleinere Betriebe können die Angebotskette optimieren, Kundenbeziehungen intensivieren und Produkte individualisieren. Sie werden so flexibler und sparen Geld, Zeit und Ressourcen.»
Was wird digitalisiert?
Laut der Studie werden derzeit vor allem Kundenbeziehungen digital organisiert: 69 Prozent der Unternehmen nutzen dafür digitale Technologien. Mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets werden inzwischen von 54 Prozent der Unternehmen eingesetzt, sei es für die Arbeit ihrer Mitarbeitenden oder den Vertrieb der Produkte. Bereits mehr als die Hälfte der Unternehmen verkauft zudem Produkte online, der Anteil stieg von 44 auf 52 Prozent.
Das ist die digitale Plattform EcoHub
EcoHub ist die zentrale Plattform im Versicherungs-, Vorsorge- und Brokermarkt, die ursprünglich von der IG B2B für Insurers + Brokers betrieben wurde. EcoHub bietet grundlegende Services für eine unkomplizierte Kommunikation und einen sicheren Datenaustausch zwischen Broker und Versicherer. Als Aktionäre der EcoHub AG sind nahezu alle Schweizer Erstversicherer im Boot, zudem viele namhafte Broker. Die IG B2B for Insurers + Brokers hält 30 Prozent der Aktien. Mit der neuen privatrechtlichen Struktur sollen das Angebot, die Nutzung und die Weiterentwicklung der Plattform laufend vorangetrieben werden. In der nächsten Entwicklungsphase ist der Aufbau einer offenen Community und eines Marktplatzes für Dienstleistungen von Drittanbietern vorgesehen. Damit legt die EcoHub AG die nötige Basis für die weitere Digitalisierung des Schweizer Versicherungs-, Vorsorge- und Brokermarkts.
Warum braucht es EcoHub?
Die Digitalisierung des Schweizer Versicherungs-, Vorsorge- und Brokermarkts ist für alle Beteiligten eine grosse Chance. Sie birgt jedoch auch Risiken. Fehlende Ressourcen und Kenntnisse verlangsamen den Prozess, das Investitionsrisiko für einzelne Unternehmen ist hoch. Thomas Kühne, Verwaltungsratspräsident der EcoHub AG und zugleich Chief Information Officer der Mobiliar, unterstreicht: «Wir bündeln mit der EcoHub AG die Kräfte der gesamten Versicherungsbranche für die Digitalisierung und gehen dank der gemeinsamen Plattform als chancengleiche Partner in die digitale Zukunft.»
Das sagt der Chief Executive Officer der EcoHub AG
Marcel Schradt, Chief Executive Officer der EcoHub AG, ist zuversichtlich: «Aus dem Verein IG B2B for Insurers + Brokers ist ein waschechtes lT-Unternehmen hervorgegangen. Wir haben mithin fast so etwas wie ein Start-up gegründet. Mit dem Unterschied, dass wir mit über 1’100 angeschlossen Unternehmen und über 7’500 Benutzerinnen und Benutzern auf einer hervorragend funktionierenden Plattform starten. Diese gilt es nun professionell weiterzuentwickeln und so die Digitalisierung in der Versicherungswirtschaft der Schweiz voranzutreiben. EcoHub soll die zentrale Plattform für den Schweizer Versicherungs-, Vorsorge- und Brokermarkt sein, auf der alle Broker, Versicherer und Serviceanbieter als Teil der Community das Angebot aktiv mitgestalten können.»
Das sind die Aktionäre der EcoHub AG
Die Versicherten erwarten eine umfassende Digitalisierung der Versicherungswirtschaft. Zwei Drittel der Versicherten gehen davon aus, dass bis 2030 eine Onlineplattform für Versicherungen entsteht, die grosse Marktanteile auf sich vereint. Jeder Zweite glaubt, dass globale Digitalunternehmen wie Apple, Google oder Facebook in zehn Jahren eine bedeutende Rolle auf dem Versicherungsmarkt spielen werden. Ebenso viele befürchten, dass einheimische Versicherer im Wettbewerb mit ausländischen Konkurrenten an Boden verlieren werden und dass zahlreiche traditionelle Versicherungen sogar ganz verschwinden. Das ist das Ergebnis einer Umfrage im Auftrag des deutschen Digitalverbands Bitkom.
Bitkom-Präsidenten Achim Berg warnt die Akteure in der Versicherungsbranche
Aufgrund der Umfrageergebnisse warnt Bitkom-Präsident Achim Berg die Akteure in der Versicherungsbrache: «Versicherer und ihre Vertriebspartner tun gut daran, sich die Entwicklungen in anderen Bereichen anzusehen, wo sich durch die Digitalisierung Marktanteile stark verschoben haben. Entscheidend ist, sich auf seiner derzeitigen Position nicht auszuruhen, sondern Geschäftsprozesse und Geschäftsmodelle konsequent digital durchzudenken.»
Schon jeder Elfte vertraut innovativen Startups
Schon heute sagen fast drei von zehn Personen, dass sie sich vorstellen können, eine Versicherung bei einem grossen internationalen Digitalunternehmen abzuschließen. Unter den 18- bis 29-Jährigen ist der Anteil mit 42 Prozent sogar noch höher. Und jeder Elfte denkt daran, seine Versicherung bei einem Startup abzuschliessen, wenn es besonders innovativ ist. Auch hier ist der Anteil bei den 18- bis 29-Jährigen mit 18 Prozent besonders hoch.
«Umfangreiche Leistungen», «niedrige Prämien», «individuell anpassbare Produkte»
Fragt man, was derzeit die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer Versicherung sind, stehen die Antworten «umfangreiche Leistungen» (99 Prozent), «niedrige Prämien» (98 Prozent) und «individuell anpassbare Produkte» (98 Prozent) ganz oben. Direkt dahinter rangieren «eine breite Auswahl an Tarifen» (96 Prozent), «einfache Angebote» (96 Prozent) und «kurze und flexible Vertragslaufzeiten» (94 Prozent).
Versicherungs-App ist gleich wichtig wie eine traditionsreiche Marke
Für acht von zehn Versicherten spielen gute Bewertungen in Tests eine wichtige Rolle. Die Bedeutung einer bekannten Marke nimmt hingegen ab: Zwar ist für 70 Prozent der Befragten eine bekannte Marke nach wie vor wichtig. Die Möglichkeit, Anfragen komplett digital abzuwickeln und digitale Angebote wie eine Versicherungs-App haben aber bereits einen gleich hohen Stellenwert. Kommt dazu: Eine hohe Digitalkompetenz der Versicherung wird in der Befragung höher bewertet als eine ausführliche persönliche Beratung, Hausbesuche vom Beratenden oder attraktive Kundenbindungsprogramme. Und Versicherungsniederlassungen vor Ort haben immer weniger Bedeutung: Nur noch für zwei Fünftel der Versicherten sind sie wichtig.