In der Schweiz öffnet sich eine Schere zwischen erfolgreichen und weniger erfolgreichen Unternehmen. Dabei setzen die Top-Performer deutlich stärker auf die Digitalisierung als Unternehmen mit schlechter Geschäftslage und negativen Geschäftsaussichten. Das ist das Ergebnis einer Umfrage des Beratungsunternehmens Ernst & Young bei 700 Schweizer Unternehmen.
Digitalisierung im Vormarsch
Gemäss der Ernst & Young-Studie hat sich die Bedeutung von digitalen Technologien im Vergleich zum Vorjahr stark erhöht. Weit über die Hälfte der befragten Unternehmen setzt bereits auf digitale Technologien: 60 Prozent messen diesen eine mittlere bis grosse Bedeutung zu - im Vorjahr lag der Anteil noch bei 45 Prozent. Allerdings setzen gutgehende Unternehmen deutlich stärker auf die Digitalisierung als solche mit schlechter Geschäftslage und negativen Geschäftsaussichten: Für 62 Prozent der Erfolgreichen spielt sie eine sehr grosse oder eine mittelgrosse Rolle. Bei den weniger erfolgreichen Unternehmen sagen dagegen nur 30 Prozent, dass digitale Technologien für ihr Geschäftsmodell elementar sind.
«Viele werden den Anschluss verlieren»
Über zwei Drittel der Befragten sehen keine grundsätzlichen Hindernisse, um in digitale Technologien zu investieren. 15 Prozent, mehr als doppelt so viele wie im letzten Jahr, haben allerdings zu wenig Geld, neun Prozent fehlt es an qualifizierten Mitarbeitenden und acht Prozent haben zu wenig Know-how. «Viele mittelständische Unternehmen stehen am Scheideweg», lautet der Befund von Marcel Stalder, CEO von Ernst & Young Schweiz: «Ein Teil der Unternehmen passt sich flexibel an die neuen Entwicklungen an. Diese schaffen es, durch innovative Produkte und Dienstleistungen ihr Geschäftsmodell weiterzuentwickeln. Andere werden jedoch den Anschluss verlieren: Sie investieren nicht genug in die Umstellung auf digitale Technologien, suchen zu wenig spezifisch nach geeigneten Mitarbeitenden oder vernachlässigen die Kulturentwicklung.
Digitale Zweiklassengesellschaft in Sicht
Es droht der Schweizerwirtschaft mithin eine digitale Zweiklassengesellschaft. Dies, obwohl die meisten Unternehmen wissen, dass sie sich der Digitalisierung stellen müssen: Der Anteil der Unternehmen, die diesem Megatrend offen gegenübersteht, ist auf 83 Prozent gestiegen. Nur noch 17 Prozent (im Vorjahr 36 Prozent) geben an, dass die Bedeutung digitaler Technologien für ihr Geschäftsmodell in den kommenden fünf Jahren nicht steigen wird. Die Digitalisierung im täglichen Geschäft umzusetzen, ist aber für viele Unternehmen noch schwierig. Für Martin Ceccon, Ernst & Young Digital Strategy Leader Schweiz, steht fest: «Viele Unternehmen werden gravierende Umwälzungen erleben. Sie brauchen eine agile Strategie für die Digitalisierung, innovative Produkte, Serviceleistungen und neue Geschäftsmodelle. Sofern die Führung die Digitalisierung als Chance begreift und fördert, ergeben sich neue spannende Wachstumsmöglichkeiten. Wer zu lange an einem veralteten Geschäftsmodell festhält, wird dagegen zu den Verlierern gehören.»
Kleinere Unternehmen sollen für Digitalisierung offen sein
Martin Ceccon ruft namentlich auch die kleineren Unternehmen auf, offen für die Digitalisierung zu sein. Sie sollen sich neue Fähigkeiten und Kenntnisse aneignen und in entsprechende Technologien investieren, denn sonst droht eine gefährliche Abwärtsspirale. «Auch kleinere Betriebe können die Angebotskette optimieren, Kundenbeziehungen intensivieren und Produkte individualisieren. Sie werden so flexibler und sparen Geld, Zeit und Ressourcen.»
Was wird digitalisiert?
Laut der Studie werden derzeit vor allem Kundenbeziehungen digital organisiert: 69 Prozent der Unternehmen nutzen dafür digitale Technologien. Mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets werden inzwischen von 54 Prozent der Unternehmen eingesetzt, sei es für die Arbeit ihrer Mitarbeitenden oder den Vertrieb der Produkte. Bereits mehr als die Hälfte der Unternehmen verkauft zudem Produkte online, der Anteil stieg von 44 auf 52 Prozent.
Nutzerinnen und Nutzer, Techniker, Supporter, Interessenten und Gäste treffen sich monatlich an einem Freitag von 14 bis 16 Uhr zum «winVS open friday» an der Haldenstrasse 5 in Baar. In diesem Jahr stehen namentlich die Themen «Anwendung von Excel in der Versicherungsbrokersoftware winVS next», «Prämienversand mit winVS next» sowie eine offene Diskussion über den Einsatz der Brokersoftware auf der Agenda. Melden Sie sich jetzt zu einem «winVS open friday» an.
winVS next bietet breites Feld von Anwendungsmöglichkeiten
Die Versicherungsbrokersoftware bietet den Brokern aller Grössenordnungen eine digitale Plattform für den intelligenten interaktiven Datenaustausch zwischen den Mitarbeitenden sowie mit den Kunden, Versicherungsgesellschaften und Partnern. Die geschäftsnotwendigen Prozesse lassen sich automatisieren und die Daten geschäftsunterstützend auswerten. Kurz: Die Software öffnet den Versicherungsbrokern ein breites Feld von Anwendungsmöglichkeiten.
Am «winVS open friday» vertieften Einblick erhalten und «Netzwerken»
Am monatlichen «winVS open friday» erhalten Nutzerinnen und Nutzer, Techniker, Supporter, Interessenten und Gäste einen vertieften Einblick in Anwendungsmöglichkeiten der Brokersoftware. Zugleich bietet sich Gelegenheit, die Arbeitswoche beim «Netzwerken mit interessanten Menschen» ausklingen zu lassen.
Das sind die nächsten «winVS open fridays»
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CustomerRelationshipManagement CRM ist der systematische Ansatz zur Planung, Steuerung und Durchführung aller Prozesse mit bestehenden und potenziellen Kunden. Die Brokersoftware winVS next ermöglicht es, Standardprozesse in den Kundenbeziehungen zu definieren und zu automatisieren. Angestrebt wird damit namentlich auch die optimale Kundenbindung: Die Gewinnung von Neukunden ist bis zu fünfmal teurer als die Ausnutzung des Potenzials bestehender Kunden.
Kunde steht im Mittelpunkt
Beim CustomerRelationshipManagement CRM steht der potenzielle und namentlich der bereits bestehende Kunde im Mittelpunkt. Es wird konsequent angestrebt, mit jedem Kunden eine langfristige Kundenbindung aufzubauen. Das System soll laufend erkennen, welche Kunden besonders profitabel sind und welche Kunden beispielsweise gerade jetzt eine Zusatzberatung benötigen könnten.
winVS next beruht auf «Microsoft Dynamics CRM»
Die Brokersoftware winVS next ermöglicht es, das CustomerRelationshipManagement CRM des Versicherungsbrokers aufgrund der individuellen Bedürfnisse massgeschneidert zu automatisieren. Genutzt wird dabei die bewährte CRM-Lösung «Microsoft Dynamics CRM», die nahtlos mit Microsoft Office und damit Word, Outlook, Excel, PowerPoint und Access zusammenarbeitet. Die CRM-Funktionen stehen im Webbrowser oder direkt und vollintegriert in der Outlook-Umgebung bereit.
Standardprozesse definieren
Jeder Versicherungsbroker, jedes Unternehmen ist anders. Am Anfang des erfolgversprechenden CustomerRelationshipManagement CRM gilt es deshalb, «seine» Standardprozesse im Bereich der Kundenbeziehungen zu definieren. Dazu zählen beispielsweise die Abläufe vom Lead bis zum Vertragsabschluss, die Erfassung aller Daten und Ereignisse mit jedem Kunden samt Kundenbewertungen, die gesamte Information und Kommunikation mit potenziellen und bestehenden Kunden sowie deren kundenbezogene Ergebnisse.
Standardprozesse automatisieren und damit Kosten senken und Effizienz gewinnen
Mit dem in der Brokersoftware winVS next enthaltenen CustomerRelationshipManagement CRM gelingt es, im Sinne eines integrierten Informationssystems sämtliche Kundenbearbeitungsprozesse zu automatisieren und damit effektiver und kostengünstiger zu machen. Die systematische Optimierung der Bearbeitungsprozesse, der Datenerfassung, der Datenauswertung und der Datenverteilung versetzt den Versicherungsbroker in die Lage, das wirklich auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittene Leistungspaket anzubieten sowie jeden einzelnen Kunden bestmöglich zu betreuen.
Zu Teil 1 der CRM Serie: Standardisierung als wichtiger Schritt zur Automation
Zu Teil 2 der CRM Serie: CustomerRelationshipManagement automatisieren
Eine gute Nachricht: Versicherungsbroker, die sich gezielt mit der Digitalisierung auseinandersetzen und entsprechend handeln, stärken ihre Marktstellung. Und: Auch im digitalen Markt beruht die Beratung auf der persönlichen Kommunikation. Diese muss dem Kunden allerdings mittels personifizierter Angebote spürbaren Mehrwert bringen.
Die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten
Die Musikindustrie zum Beispiel, aber auch die Medien und sogar die Banken haben einen guten Teil der Digitalisierung ihres Geschäfts bereits über die Runden gebracht – und sich entsprechend angepasst. Laut einem übereinstimmenden Befund hinkt die Versicherungswirtschaft den bereits stark digitalisierten Branchen nach wie vor etwas hinterher. Doch die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten. Alle Akteure auf der Anbieterseite und damit auch die Versicherungsbroker müssen entsprechend handeln.
Was bedeutet Digitalisierung beim Versicherungsbroker?
Beim Versicherungsbroker bedeutet die Digitalisierung zuallererst, die Prozesse und Arbeitsschritte im Backoffice und im Verkehr mit den Kunden soweit wie möglich zu automatisieren. Dazu zählt auch, den Routineverkehr mit den Kunden über eine Plattform sowie geeignete Smartphoneapplikationen virtuell abzuwickeln. Die weitgehende Digitalisierung des Geschäfts erlaubt sodann, eine Vielzahl von Daten zu erfassen und gezielt auszuwerten. Das ermöglich es, den Kunden personalisierte Empfehlungen zu machen. All das lässt sich mit einer geeigneten Versicherungsbrokersoftware, die laufend fortentwickelt wird, sowie offenen «InsuTech»(InsuranceTechnology)-Applikationen umsetzen.
Bedürfnisse der Kunden decken
Die rasch fortschreitende Digitalisierung des Versicherungsbrokergeschäfts bedingt, auf die mit der Digitalisierung einhergehende Veränderung der Kundenbedürfnisse einzugehen. Dazu zählt beispielsweise, alle Standarddienstleistungen digital anzubieten und einfach und schnell auszuführen. Überdies ist das gesamte Angebot so anzupassen, dass es den Gepflogenheiten der wachsenden Kundengruppe der «Digital Natives» voll entspricht. Die wollen keinen Papierkrieg mehr!
Persönliche Beratung bleibt ein Muss
Auch wenn ein Versicherungsbroker im Bereich der Digitalisierung alle Hausaufgaben gemacht hat, bleibt mehr denn je eine wichtige «ausserdigitale» Aufgabe: Den Kunden persönlich so beraten, dass für ihn möglichst viel Mehrwert entsteht. Das gelingt jetzt viel besser als in der Zeit vor der Digitalisierung. Denn – erstens – hat jeder Berater mehr Zeit für die effektive Beratung, weil ja alle Standardprozesse automatisiert sind. Und – zweitens – erlaubt die Auswertung der vielen digital erfassten Daten, jedem Kunden zu seinem persönlich wirklich optimalen Versicherungsportfolio zu verhelfen.
Das CustomerRelationshipManagement umfasst beim Versicherungsbroker alle Aktivitäten rund um die Beziehungen zu den bestehenden und den potenziellen Kunden. Wer die damit verbundenen Prozesse systematisch durchdenkt und optimal gestaltet, erhöht seine Schlagkraft im Markt. Der Schlüssel dafür ist die intelligente massgeschneiderte Automatisierung der Prozesse.
Kundenzufriedenheit erhöhen, Kundenbindung festigen, Kundenpotenzial ausschöpfen
Mit dem bestmöglichen Kundenbeziehungsmanagement (CRM) lassen sich die Kundenzufriedenheit erhöhen, die Kundenbindung festigen und das Kundenpotenzial ausschöpfen. CRM-Systeme beruhen stets auf einem analytischen und einem operativen Ansatz. Im analytischen Teil werden alle Daten zu den bestehenden und potenziellen Kunden systematisch zusammengeführt, strukturiert, dokumentiert und verwaltet. Dadurch lassen sich beispielsweise das Verhalten und die Präferenzen eines Kunden oder die von ihm verursachten Kosten aufzeigen. Als «operatives CRM» wird der gezielte Einsatz der im «analytischen CRM» gewonnen Daten beim Kontakt mit bestehenden und potenziellen Kunden bezeichnet. Damit lassen sich insbesondere Beziehungen mit Wertschöpfungspotenzial identifizieren und entsprechend ausbauen.
Grundlage für Vertriebs- und Marketingaktionen
Ein CRM-System unterstützt den Versicherungsbroker überdies aufgrund mannigfaltiger Auswertungen der erfassten Daten bei der Erkennung von Markttrends sowie zur Vorbereitung von gezielten Vertriebs- und Marketingaktionen.
winVS next beruht beim CRM auf «Microsoft Dynamics CRM»
Die Brokersoftware winVS next ermöglicht es, das Kundenbeziehungsmanagement des Versicherungsbrokers massgeschneidert zu automatisieren. Genutzt wird dabei die bewährte CRM-Lösung «Microsoft Dynamics CRM», die nahtlos mit Microsoft Office und damit Word, Outlook, Excel, PowerPoint und Access zusammenarbeitet. Die CRM-Funktionen stehen im Webbrowser oder direkt und vollintegriert in der Outlook-Umgebung bereit.
Was mit der Automatisierung des CRM erreicht wird
Beim Versicherungsbroker sind mit der Einführung eines automatisierten Kundenbeziehungsmanagements (CRM) namentlich die folgenden Vorteile verbunden:
Zu Teil 3 der CRM Serie: Standardprozesse definieren und automatisieren
Marco Keller, 40-jährig (Bild), ist Leiter Finanzen und Administration der Versicherungsbrokergruppe ARISCO , Baar. Das 2011 aus der Zusammenfassung von Brokern und Beratern entstandene Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitenden und Standorten in Zug, Luzern, Zürich, Egg, Adligenswil und Herisau führt derzeit ein neues informationstechnologisches(IT) System ein. Der Versicherungsfachmann und diplomierte Betriebswirtschafter der Fachhochschule für Wirtschaft in St. Gallen erläutert im zweiten Gespräch mit den winVS-E-News, auf was Versicherungsbroker bei der Implementierung eines neuen IT-Systems besonders zu achten haben.
Marco Keller, welches sind die hauptsächlichen Schritte Ihres Implementierungsprozesses? Marco Keller: Nach der umfangreichen Analysephase, Konsolidierungsphase und Bereinigungsphase stehen wir nun in der Testmigration: Das Testing ist Anfang Februar lanciert worden. Parallel dazu werden die Schulungen vorbereitet, die im März und April geplant sind. Wenn alles nach Plan läuft, werden wir im Mai live gehen.
Wie belastet sind Sie als Projektleiter der Implementierung und wer unterstützt Sie dabei? Marco Keller: Für die Projektleitung der Implementierung wende ich wöchentlich rund acht bis zehn Stunden auf. Zudem werde ich tatkräftig von einem internen Projektteam unterstützt. Dabei handelt es sich um «IT-affine» Mitarbeitende, welche die aktuellen Systeme und Abläufe an unseren sechs Standorten sehr gut kennen. Sie geben wertvolle Inputs für die Implementierung von «winVS next» und helfen mit, Daten zu bereinigen.
Wie läuft die Zusammenarbeit und die Rollenaufteilung mit dem Lieferanten der Software? Marco Keller: Diese Zusammenarbeit läuft bisher sehr gut. Gemeinsam werden die Schwerpunkte des Projektes festgelegt und dann strukturiert abgearbeitet. Regelmässig finden Statusmeetings statt, in welchen aktuelle Fragen diskutiert sowie das weitere Vorgehen festgelegt werden. Dabei darf ich feststellen, dass die in der Offertphase versprochene Flexibilität der Software sowie des Partners im Projekt spürbar ist und gelebt wird. Dies führt zu konstruktiven Lösungen, die uns weiterbringen.
Welches waren bislang die Knackpunkte und allenfalls die Überraschungen im laufenden Implementierungsprozess? Marco Keller: Bereits im Vorfeld des Projektes war absehbar, dass die Zusammenführung von vier separaten Kundendatenbanken ein erhebliches Mass an Bereinigungsarbeiten mit sich bringen wird. Dies hat sich im Projekt bestätigt, wurde aber vom Partner sehr gut unterstützt und begleitet. In meinen vergangenen Softwareprojekten war ich es gewohnt, dass man bereits in einem frühen Stadium des Projektes auf das neue System zugreifen und darauf gewisse Themen testen konnte. Aufgrund der Software Architektur war dies bei winVS next nicht vor der ersten Testmigration möglich. Deshalb ist es eine grosse Freude, jetzt im Testing erstmals Zugriff auf das neue System samt den migrierten Daten zu haben.
Auf was ist aufgrund Ihrer jüngsten Erfahrung beim Implementierungsprozess einer neuen Brokersoftware besonders zu achten? Marco Keller: Beim Einführen einer neuen Software gibt es zahlreiche Fragen zu klären und Entscheide zu fällen. Hier ist es wichtig, dass man stets die Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Blickwinkel hat, da sie ja nach dem «Going-Live» täglich mit der neuen Software arbeiten werden. Zudem muss es einem gelingen, stets den Überblick über die Vielzahl der wichtigen Punkte zu behalten. Uns gelingt dies mit dem Pflichtenheft, das wir nach der Offertphase nun konsequent für die Implementierung sowie das bevorstehende Testing nutzen. Es ist überdies sehr wichtig, die Betroffenen stets einzubeziehen. Durch ein breit abgestütztes internes Projektteam soll erreicht werden, dass aus Betroffenen Beteiligte werden, die sich aktiv in die Implementierung einbringen. Das steigert die interne Akzeptanz des neuen Systems erheblich.
Ihr abschliessender Ratschlag an unsere Leserinnen und Leser? Marco Keller: Auch wenn solch ein Softwareprojekt einiges an internen Ressourcen erfordert, lohnt sich diese Investition in die Zukunft. Dies gilt ganz besonders in unserer Zeit, in der das Thema Digitalisierung der Geschäfte - Stichwort «FinTech» - bei immer mehr Verantwortungsträgern im Versicherungs- und Brokerbereich in den Brennpunkt rückt.
Das ist die ARISCO-Gruppe Die ARISCO-Gruppe unter dem Dach der ARISCO Holding AG, Baar, entstand 2011 aus der Zusammenfassung einer Reihe von Versicherungsbroker- und Beratungsunternehmen, die schon früher eng miteinander zusammengearbeitet hatten. Mit Standorten in Zug, Luzern, Zürich, Egg, Adligenswil sowie Herisau und rund 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gehört die Gruppe im nationalen Rahmen zu den grössten unabhängigen Versicherungsbrokern. Sie verfügt über direkte Kontakte zu allen wesentlichen Anbietern von Versicherungsleistungen auf dem schweizerischen Markt. Geboten wird ein umfassendes Dienstleistungsangebot in den Bereichen Versicherungen, berufliche und private Vorsorge, Vermögensverwaltung, Regress, Rechtsberatung ausserhalb der Versicherungsdeckung, Absenzen und Case Management. Die ARISCO Holding AG ist mehrheitlich im Besitz der aktiv im Unternehmen tätigen Leitungspersonen. Alle Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, sich am Unternehmen zu beteiligen. Zurzeit umfasst das Aktionariat rund 20 Personen. Davon sind lediglich fünf Aussenstehende. Die operativen Tochtergesellschaften ARISCO Versicherungen AG, ARISCO Vorsorge AG, ARISCO Dienstleistungen AG und SEH Versicherungsbroker AG sind zu hundert Prozent im Besitz der Dachgesellschaft.
Alle Unternehmen müssen in der Schweiz eine strenge gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Geschäftsunterlagen erfüllen. Die Vorschriften dafür sind im Obligationenrecht (OR) und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) festgelegt. Zu beachten ist angesichts der Digitalisierung namentlich der Grundsatz der jederzeit möglichen Nachprüfbarkeit.
«Im Zweifel aufbewahren»
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte sind grundsätzlich während zehn Jahren aufzubewahren. Die Geschäftskorrespondenz wie namentlich E-Mails dagegen muss grundsätzlich nur noch aufbewahrt werden, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs hat. Achtung: In der jüngsten Literatur wird dringlich darauf hingewiesen, den Grundsatz „Im Zweifel aufbewahren“ zu befolgen. Namentlich bei späteren Streitigkeiten können Korrespondenzen wie E-Mails, die a priori keinen Buchungsbelegcharakter haben, allenfalls umstrittene Zusammenhänge belegen und damit der Rechtsdurchsetzung dienen.
«Unveränderbar» oder «nachvollziehbare Veränderungsmöglichkeit»
Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger. Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind unveränderbare Informationsträger zulässig sowie veränderbare Informationsträger, wenn technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten.
In angemessener Frist einsehbar und verständlich
Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können. Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren, der Datenaustausch und die Infrastruktur wie Maschinen und Programme, die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können. Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen. Wichtig: Bei der Rechnungslegung muss der Grundsatz der Nachprüfbarkeit jederzeit gewährleistet sein.
Dokumente mit potenziell hohem Streitwert
Mit der Digitalisierung und Standardisierung der Kernprozesse können im Schweizer Versicherungsbrokergeschäft Zeit und Kosten eingespart und Fehlerquellen beseitigt werden. Zudem lässt sich damit das Customer Relationship Management CRM verbessern. Die Zukunft gehört der Automatisierung möglichst vieler Prozesse.
Keine durchgehende Digitalisierung
Im Schweiz Versicherungsbrokermarkt wird trotz den grossen Fortschritten in der Digitalisierungstechnik immer noch etliche «Handarbeit» geleistet: Daten werden oft in verschiedenen Formaten mehrmals eingegeben, E-Mails mit PDF-Anhängen hin und her gesandt, die gleichen Daten an mehreren Orten dezentral gelagert und gespeichert. Auch die Briefpost profitiert vom Rückstand in der Digitalisierung. Ergo: Mit der Digitalisierung können im Schweizer Versicherungsbrokergeschäft Zeit und Kosten eingespart und Fehlerquellen beseitigt werden. Zudem liessen sich die Qualität der Kundenbetreuung und das Eingehen auf die Kundenbedürfnisse verbessern.
Kernprozesse digitalisieren
Die 2003 gegründete Interessengemeinschaft Business-to-Business (IG B2B) for Insurers + Brokers umfasst in der Schweiz und in Liechtenstein 22 Versicherer, 954 Broker, 17 Softwarehersteller und 8 Strategische Partner. Die IG B2B will im Rahmen eines partnerschaftlichen Vorgehens für die Digitalisierung der folgenden zehn Kernprozesse nationale Standards schaffen: Provisionierung, Rechnungserstellung und Mahnungen, Offerten, Vertragserstellung, Vertragsverwaltung, Vertragsregulierung, Schaden, Schadenrendement, Mandatswesen, Kommunikation und Information Dabei werden sechs klare Ziele angestrebt:
1. Standardisierung des Datenaustauschs mit definierten Schnittstellen. 2. Schaffung von interaktiven und informationstechnologisch unterstützten Geschäftsprozessen. 3. Erfassung der Daten, dort wo sie anfallen; Daten nur einmal und nicht mehrmals eingeben. 4. Automatisierung manueller Prozesse und Vermeidung von Unterbrüchen im elektronischen Datenfluss. 5. Einbezug der Kunden in die elektronischen Prozesse. 6. Vereinfachung des Login-Verfahrens für den Zugriff auf die Brokerplattformen der Versicherungsunternehmen.
Ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung ist das BrokerGate. Über diese Plattform gelangen die Login-Berechtigten auf die Brokerportale der Versicherungsgesellschaften.
Fortschritte im Customer Relationship Management
Fortschritte in der Digitalisierung und Standardisierung von Kernprozessen im Versicherungsbrokergeschäft bringt neben Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Verwaltungsarbeiten überdies die Möglichkeit, eigene und externe Auswertungen von Kundendaten zu automatisieren. Oder: Die Standardisierung ist auch ein wichtiger Schritt zu mehr Automation im Bereich des Customer Relationship Management. Die Kunden können dank der Automatisierung besser betreut und ihre Bedürfnisse besser erkannt werden.
Matthias Meier, 33-jährig (Bild), Bachelor der Fachhochschule St.Gallen und Master of Business Administration der Central Queensland University in Australien ist seit rund fünf Jahren in der Unternehmungsentwicklung der Insurance Brokers AG in Zürich tätig. Das ist in der Schweiz eine der führenden Beratungsfirmen für das Risiko-, Vorsorge- und Versicherungsmanagement von Unternehmen. Matthias Meier erläutert im Gespräch mit den winVS-E-News, welche Schlüsselrolle die informationstechnologische Infrastruktur im Versicherungsbrokergeschäft hat – und wie gross der Widerstand gegen die rasche Umsetzung des standardisierten elektronischen Datenaustauschs in der Branche immer noch ist. Lesen Sie seine Antworten auf zehn Fragen.
Matthias Meier, was macht die Funk Insurance Brokers AG? Matthias Meier: Die Funk Insurance Brokers AG ist in der Schweiz mit 80 Mitarbeitenden an den Standorten Basel, Bern, Luzern, St. Gallen und Zürich einer der führenden Versicherungsbroker für nationale und internationale Unternehmen. Diese werden im Risikomanagement, Vorsorgemanagement und Versicherungsmanagement umfassend und aus einer Hand beraten. Die Funk Insurance Brokers AG ist die Schweizer Organisation der 1879 gegründeten Funk Gruppe, Hamburg. Das in der fünften Generation geführte Familienunternehmen ist der grösste eigenständige Risikoberater und Versicherungsbroker im deutschsprachigen Raum. Mit dem eigenen internationalen Netzwerk "The Funk Alliance" ist Funk weltweit präsent und bietet den Unternehmen globale Lösungen an.
Welche Unternehmen sprechen Sie in der Schweiz besonders an? Matthias Meier: Wir sind stark vertreten bei Unternehmen der verarbeitenden Industrie, Bahnen, Wohn- und Pflegeheimen, Gemeinden sowie Dienstleistungsunternehmen aller Art. Dank des Wissenstransfers innerhalb der gesamten Funk Gruppe sind wir daran, in weiteren Wirtschaftszweigen vertieft Fuss zu fassen.
Welches sind derzeit die grössten Herausforderungen im Schweizer Versicherungsbrokermarkt? Matthias Meier: Der Schweizer Versicherungsbrokermarkt ist von einem intensiven Verdrängungswettbewerb gekennzeichnet, in welchem der Preis für die Brokerdienstleistungen die wichtigste Grösse ist. Während die Einnahmen durch den harten Preiskampf unter Druck sind, steigen gleichzeitig die Ausgaben aufgrund der steigenden Risikokomplexität und der steigenden Leistungsansprüche der Kunden. Der damit einhergehenden sinkenden Kundenrentabilität und dem Margendruck begegnen wir insbesondere mittels wirksamerer Prozesse. Dabei spielt die Informationstechnologie (IT) eine entscheidende Rolle.
Was sind in diesem Umfeld Ihre Stärken und was können Sie den Kunden Besonderes bieten? Matthias Meier: Statt sie zu verwalten, betreuen wir unsere Kunden aktiv mit Begeisterung, Kompetenz und Nähe. Dabei begleiten wir sie im Rahmen unserer Risikomanagementdienstleistungen auch bei Problemstellungen über das Versicherungswesen hinaus. Das erlaubt uns, die Kundenbedürfnisse gesamtheitlich zu verstehen und zielgerichtet zu befriedigen.
Welche Rolle spielt die informationstechnologische (IT) Infrastruktur? Matthias Meier: Eine gut funktionierende, verlässliche und sichere IT-Infrastruktur ist existenziell und spielt eine grosse Rolle in der täglichen Dienstleistungserbringung für die Kunden. Die Mitarbeitenden erwarten eine hohe Verfügbarkeit und einfache Werkzeuge, um ihre Kunden optimal, ortsunabhängig und schnell zu betreuen. Auf der anderen Seite erwarten die Kunden Flexibilität und praktikable Lösungen im Bereich der elektronischen Kommunikation und im digitalen Datenaustausch. Insbesondere die Datensicherheit ist wichtig und bedarf laufender Investitionen in die Hardware und die Software sowie in die Schulung der Mitarbeitenden. Ein umfassendes Monitoring bringt zusätzlich den Nutzen, proaktiv Probleme oder potenzielle Bedrohungslagen im Internet festzustellen und frühzeitig Massnahmen zu ergreifen.
Welche Versicherungsbroker-Softwarelösung nutzen Sie? Matthias Meier: Seit Herbst 2014 haben wir «winVS next» im Einsatz. Die Gründe für diesen Entscheid waren einerseits der Einsatz eines etablierten Customer-Relationship-Managements(CRM) für die konsequente Ausrichtung auf die Kunden sowie die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse. Zudem fehlten uns die Ressourcen, um Standardfunktionalitäten für das Brokergeschäft neu zu spezifizieren. Andererseits konzentrierten wir uns auf den Einsatz einer Standardsoftware vor allem im Hinblick auf die Risikominimierung der Wartbarkeit, der Abbildung von Dienstleistungsprozessen sowie der Anbindung an andere Systeme. Die Datenmigration aus der alten «winVS office»-Version hat dank intensiver Vorbereitung sehr gut funktioniert: Alle Daten und Dokumente standen nach der Migration auf «winVS next» zur Verfügung. Die komplett neue Benutzeroberfläche und die Vielzahl neuer Funktionalitäten beanspruchten eine gewisse Angewöhnungszeit. Die zahlreichen Möglichkeiten, Daten zu bearbeiten, zu exportieren oder sichtbar zu machen, verhalfen jedoch zur raschen Akzeptanz. Besonders hervorzuheben sind die Echtzeitdarstellungen von Kundeninformationen, die Individualisierbarkeit von Kundenansichten, die Abbildung von Dienstleistungsprozessen, die detaillierten Auswertungsmöglichkeiten und die nahtlose Integration von Microsoft Outlook. Wir können uns derzeit keine andere Branchensoftware vorstellen.
Wie beeinflusst die fortschreitende Digitalisierung das Versicherungsbrokergeschäft? Matthias Meier: Im Kleinkundengeschäft drängen laufend neue Onlinebroker wie Knip oder FinanceFox auf den Markt, die das klassische Brokergeschäft rein digital abwickeln wollen. Dies kann für kleinere Unternehmen mit digitalaffinen Entscheidungsträgern und dem Bedürfnis nach einem einfachen Versicherungsschutz interessant sein. Diese Entwicklung ist gut und belebt die Versicherungsbranche im digitalen Bereich. Dass individuelle und komplexe Versicherungslösungen sowie internationale Versicherungsdeckungen mit hohem Koordinationsaufwand rein digital abgewickelt werden können, erwarten wir in den nächsten fünf bis zehn Jahren nicht. Hier ist die individuelle und persönliche Beratung und Begleitung nach wie vor unablässig.
Wie steht es mit dem standardisierten digitalen Datenaustausch zwischen Brokern und Versicherern? Matthias Meier: Die «Interessengemeinschaft Business-to-Business IG B2B for Insurers + Brokers» strebt seit Jahren an, den elektronischen Datenaustausch zwischen Brokern und Versicherern zu standardisieren. Obwohl die technische Umsetzung bereits heute möglich ist, scheitert die rasche Umsetzung vermutlich an der Unwilligkeit oder am fehlenden Wettbewerbsdruck der Versicherer, sich im Plenum auf einen Standard zu einigen und die Digitalisierung im Datenaustausch ernsthaft voranzutreiben. Sollten die gesteckten Ziele der IG B2B in ferner Zukunft dennoch erreicht werden, wird sich dies enorm auf unser Geschäft auswirken. Aufwändige Verwaltungsarbeiten würden wegfallen und die Kundenbetreuung würde verstärkt ins Zentrum rücken. Als weiterer Punkt wird die richtige und umfassende Auswertung eigener und externer Kundeninformationen, die Business Intelligence, ein tragender Bestandteil sein. Nicht nur lässt sich das Kundenverhalten damit besser beurteilen, sondern es können auch neue Produkte abgeleitet oder die immer stärker geforderte Transparenz besser bewerkstelligt werden.
Was raten Sie andern Versicherungsbrokern hinsichtlich des Einsatzes der modernen Informationstechnologie? Matthias Meier: Je nach Unternehmensgrösse und Ressourcenknappheit ist das IT-Outsourcing ein möglicher Schritt, um sich voll auf die Kernkompetenz des Versicherungsbrokers zu konzentrieren: die Kundenbetreuung. Auf jeden Fall braucht es klare Regeln und Weisungen im Umgang mit neuen Devices wie dem Smartphone oder dem Tablet und auch mit der restlichen IT-Infrastruktur. Nur so lassen sich der Datenmissbrauch oder Sicherheitslöcher soweit wie möglich vermeiden. Im Falle der Einführung einer neuen Versicherungsbroker-Software sollten die wichtigsten Dienstleistungsprozesse des Unternehmens skizziert und im System abgebildet werden.
Ihr abschliessender Ratschlag an unsere Leserinnen und Leser? Matthias Meier: Alles braucht Zeit und Ressourcen. Deshalb gilt es, sich stets auf das Wesentliche zu konzentrieren. Kleine erfolgreich umgesetzte IT-Schritte führen meist zu mehr als grosse IT-Pläne, die dann allenfalls scheitern. Zumal jeder erfolgreich abgeschlossene IT-Schritt dazu ermutigt, einen weiteren Schritt in Angriff zu nehmen. Im Hinblick auf die Einführung einer neuen Versicherungsbroker-Software oder eines IT-Outsourcings müssen für die Planung genügend Zeitreserven eingebaut werden. Eine oder besser mehrere Personen müssen sich eingehend mit dem neuen System auseinandersetzen, damit im Supportfall rasch geholfen werden kann.